Trong quá trình thực hiện công việc ghi chép và thống kê các số liệu, nhân viên kế toán sẽ tiến hành ghi lại các số liệu kế toán để có thể đưa vào quá trình lưu trữ hay dùng ngay cho một mục đích nào đó. Hôm nay chúng ta sẽ cùng với luật kế toán tìm hiểu về nội dung liên quan đến các tài liệu sử dụng cho quá trình kế toán và những lưu ý khi thực hiện việc lưu trữ số liệu.
Khái niệm tài liệu kế toán
Tài liệu kế toán là một hệ thống chứa rất nhiều các chứng từ, sổ sách hay các bảng biểu và báo cáo có liên quan đến tài chính kế toán. Theo Luật kế toán đã ghi rõ: Tài liệu kế toán là các chứng từ, sổ kế toán, các báo cáo về tài chính, các báo cáo kế toán về quản trị hay báo cáo kiểm toán, báo cáo kiểm tra vấn đề kế toán và các tài liệu có liên quan khác phát sinh đến kế toán. Mỗi doanh nghiệp sẽ có chứa một tài khoản kế toán để làm phương tiện phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Tài liệu khác liên quan đến nghiệp vụ kế toán là các tài liệu ngoài các tài liệu mà chúng tôi nói trên, được dùng làm căn cứ để lập ra các chứng từ kế toán; các tài liệu lcó iên quan về hoạt động kinh tế, các tài liệu liên quan đến vấn đề về vốn, quỹ hay lợi tức (như quyết định bổ sung vốn từ lợi tức,…); các tài liệu liên quan đến vấn đề về thu, chi ngân sách hay sử dụng vốn hoặc kinh phí, các tài liệu liên quan đến các nghĩa vụ thuế đối với Nhà nước (như quyết định miễn hay giảm thuế và vấn đề về hoàn thuế,…); các tài liệu liên quan khác đến vấn đề kiểm kê, định giá các loại tài sản; các tài liệu khác liên quan đến việc kiểm tra, kiểm toán và thanh tra (như kết luận thanh tra, kiểm tra,…); tài liệu về các chương trình liên quan đến kế toán trên máy vi tính, các tài liệu liên quan đến việc tiêu huỷ tài liệu kế toán.
Vai trò của tài liệu kế toán
Việc lập ra sổ kế toán nó cho phép một doanh nhân hay thương nhân có thể kiểm tra bất cứ lúc nào tình trạng về qũy và các loại tài chính của mình để tính giá thành, đặt chương trình sản xuất và có thể là quá trình tiêu thụ hàng hóa, theo dõi việc thực hiện hoạt động của doanh nghiệp mình một cách cụ thể. Việc giữ sổ sách kế toán còn giúp doanh nhân, thương nhân nắm được chứng cứ về các vấn đề nghiệp vụ của mình để ứng phó với bên thứ ba trong trường hợp có tiến hành tranh chấp, và khi doanh nhân, thương nhân thực hiện việc mua bán cơ sở kinh doanh thì có thể dễ dàng đem đến cho bên mua tất cả các yếụ tố để tiến hành định giá trị của cơ sở kinh doanh.
Các sổ kế toán còn là chứng cứ cho những người thứ bạ: trong các trường hợp cụ thể khi doanh nhân hết khả năng thanh toán thì người thứ ba có thể dùng các sổ kế toán đó để kiểm tra tính chất hợp thức của các hoạt động kinh doanh.
Các sổ kế toán còn có thể cho phép các thành viên giám sát hết tiến trình hoạt động của công ty họ. Các người làm công, có thể sẽ được biết trong một chừng mực nào đó , quá trình hoạt động chung của doanh nghiệp. Luật ngày 27-10-1946 cho biết cụ thể “ủy ban xí nghiệp” quyền được xem xét về vấn đề công tác kế toán. Sau cùng, thì nhà nước có lợi ích rất lớn khi các thương nhân và doanh nhân có chế độ kế toán hợp thức, vì các lý do ‘liên quan đến thuế khóa, vừa có thể tiện để theo dõi và định hưống nền kinh tế chung của đất nước.
Các loại tài liệu kế toán
Căn cứ theo Điều 8 về vấn để tài liệu kế toán trong nghị định 174/2016/NĐ-CP quy định những loại tài liệu kế toán cần phải lưu trữ gồm:
1. Chứng từ kế toán. Các loại chứng từ có liên quan.
2. Sổ kế toán chi tiết và tài liệu về sổ kế toán tổng hợp.
3. Báo cáo tài chính; ngoài ra là báo cáo quyết toán ngân sách; hay có thể bao gồm báo cáo tổng hợp quyết toán ngân sách.
4. Tài liệu khác có liên quan cho tiết đến kế toán bao gồm các loại tài liệu về hợp đồng; báo cáo kế toán quản trị; hay hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành, cũng có thể là dự án quan trọng quốc gia; báo cáo về các kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản; các tài liệu có liên quan mật thiết đến việc thực hiện kiểm tra, thanh tra, hay thực hiện giám sát, kiểm toán; biên bản về việc tiêu hủy các tài liệu kế toán; quyết định bổ sung vốn từ lợi nhuận đạt được, tiến hành phân phối các quỹ từ lợi nhuận; các tài liệu liên quan đến việc tiến hành giải thể, phá sản, chia, hoặc tách, hợp nhất và sáp nhập, ngoài ra là chấm dứt hoạt động, chuyển đổi sang một hình thức sở hữu khác, chuyển đổi về loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi về vấn đề đơn vị; tài liệu liên quan đến vệc tiếp nhận và sử dụng vấn đề kinh phí, vốn, hay quỹ; tài liệu liên quan đến nghĩa vụ về vấn đề thuế, phí, hay lệ phí và nghĩa vụ khác đối với Nhà nước và các tài liệu khác cụ thể có liên quan.
Quy tắc khi lưu trữ tài liệu kế toán
Về thời hạn cụ thể của việc lưu trữ được quy định rõ ràng tại Khoản 5 Điều 41 luật kế toán 2015 mới nhất.
Ít nhất sẽ là 05 năm đối với các loại tài liệu về kế toán dùng cho việc quản lý, điều hành của đơn vị kế toán, gồm tất cả các chứng từ liên quan đến kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi vào sổ kế toán và tiến hành việc lập báo cáo tài chính;
Ít nhất sẽ là 10 năm đối với các loại chứng từ liên quan đến kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và việc lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính hằng năm, trừ các trường hợp khác được pháp luật quy định;
Thực hiện việc lưu trữ vĩnh viễn đối với các loại tài liệu về kế toán có tính sử liệu hay có ý nghĩa quan trọng trong các vấn đề về kinh tế, an ninh, quốc phòng.
Thủ tục tiêu hủy tài liệu kế toán
- Người đại diện được quy định theo pháp luật của đơn vị kế toán sẽ quyết định thành lập “Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ”. Thành phần này của Hội đồng sẽ bao gồm: Lãnh đạo của đơn vị thực hiện kế toán, kế toán trưởng doanh nghiệp đó, đại diện của bộ phận thực hiện việc lưu trữ và các thành phần khác có liên quan do người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chỉ định cụ thể.
- Hội đồng về vấn đề tiêu hủy tài liệu kế toán sẽ phải tiến hành kiểm kê, thực hiện đánh giá, phân loại rõ ràng các loại tài liệu kế toán theo từng loại, và tiến hành lập “Danh mục tài liệu kế toán tiêu hủy” và có thể lập luôn “Biên bản tiêu hủy tài liệu có liên quan đến kế toán đã hết thời hạn về việc lưu trữ”.
- ” phải lập biên bản ngay sau khi tiêu hủy tài liệu kế toán và tiến hành thực hiện việc phải ghi rõ các nội dung chi tiết: Loại tài liệu kế toán đã tiến hành việc tiêu hủy, thời hạn lưu trữ chính thức của mỗi loại, hình thức thực hiện việc tiêu hủy, kết luận và chữ ký chính thức của các thành viên Hội đồng tiêu hủy.
Trên đây là toàn bộ các thông tin cần thiết về tài liệu kế toán, bạn có thể áp dụng và sử dụng vào công việc hay giải quyết một vấn đề có liên quan nào đó một cách dễ dàng.
