Bạn đã biết gì về tài khoản 138? Theo thông tư 200, tài khoản 138 được quy định như thế nào? Các nguyên tắc kế toán đối với các khoản phải đi cầm cố, thế chấp hay ký gửi, ký cược sẽ có những kết cấu và nội dung ra sao? Hãy cùng Luật kế toán tìm hiểu nhé!
Tài khoản 138 là gì?
Tài khoản 138 là tài khoản cho biết phần tài sản bị thiếu đã bị phát hiện nhưng chưa biết nguyên nhân và đang được chờ để xử lý, hoặc các khoản thu, bồi thường khác do cá nhân hoặc tập thể gây ra, làm hư hỏng hàng hóa, vật tư và được bắt buộc phải bồi thường,…
Nguyên tắc kế toán của tài khoản 138.
Tài khoản này dùng để cho biết các khoản nợ cần phải được thu ngoài những khoản đã đề cập dở tài khoản 131– Phải thu từ khách hàng, TK 136- Phải thu nội bộ và tình hình thanh toán của các khoản nợ phải thu này, tài khoản 133 gồm các nội dung như sau:
– Giá trị tài sản bị thiếu đã được phát hiện nhưng chưa tìm ra nguyên nhân và vẫn đang trong thời gian tiến hành xử lý;
– Những khoản thu khác về vấn đề bồi thường do cá nhân hay một tổ chức gây ra ví dụ như làm hỏng hóc, mất mát đồ vật, hàng hóa, tiền bạc,.. Và đã được bắt buộc phải bồi thường,…
– Các khoản cho các bên khác vay mượn bằng các tài sản phi tiền tệ.
– Các khoản chi đầu tư XDCB, các chi phí về sản xuất, hoạt động kinh doanh nhưng nếu không được cấp có thẩm quyền phê duyệt phải thu hồi;
– Các khoản chi hộ cần phải thu hồi, ví dụ như là các khoản bên nhận ủy thác xuất, nhập khẩu chi hộ cho bên giao ủy thác xuất, nhập khẩu về các phí liên quan đến ngân hàng, phí giám định hải quan, phí vận chuyển, hay cụ thể như bốc vác, các khoản thu thuế,…
– Tiền lãi cho vay, cổ tức, lợi nhuận được bắt buộc phải thu từ các hoạt động đầu tư tài chính;
– Số tiền hoặc giá trị tài sản mà doanh nghiệp đem đi cầm cố, hoặc thế chấp,đối với các tổ chức kinh tế khác bất kỳ đều phải thực hiện theo quy định của pháp luật;
– Tất cả các khoản phải thu khác ngoài các khoản được đề cập như trên.
Nguyên tắc kế toán đối với các khoản phải đi cầm cố, thế chấp, hay ký quỹ, ký cược:
a) Các khoản tiền, hay cụ thể là tài sản đem đi cầm cố, thế chấp ký quỹ, ký cược luôn luôn phải được theo dõi chặt chẽ và thu hồi kịp thời khi thời gian cầm cố, thế chấp , hay ký quỹ, ký cược hết hạn.
b) Doanh nghiệp bắt buộc phải theo dõi chi tiết các khoản cầm cố, thế chấp ký cược, ký quỹ theo từng loại, từng đối tượng, từng kỳ hạn, nguyên tệ. Khi lập Báo cáo tài chính, các tài sản ngắn hạn là những khoản có kỳ hạn còn dưới 12 tháng; những khoản có kỳ hạn (trừ trường hợp Báo cáo tình hình tài chính được thành lập theo tính thanh khoản giảm dần).
c) Đối với tài sản đưa đi cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược đã ghi giá nào vào sổ kế toán của doanh nghiệp, thì khi thu về bắt buộc phải ghi đúng giá đó. Trong trường hợp có các khoản ký cược, ký quỹ bằng tiền hoặc tương đương tiền được quyền nhận lại bằng ngoại tệ thì phải được đánh giá lại theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm Báo cáo tài chính được lập. Các tài sản được thế chấp bằng giấy chứng nhận quyền sở hữu sẽ được theo dõi trực tiếp trên sổ kế toán và thuyết trình thông qua báo cáo tài chính.
d) Trong trường hợp các khoản ký cược, ký quỹ bằng tiền hoặc tương đương tiền được quyền nhận lại bằng ngoại tệ thì phải được tính giá lại theo tỷ giá chuyển khoản trung bình cuối kỳ nơi doanh nghiệp thường có giao dịch tại các ngân hàng thương mại.
Nếu phát hiện thiếu tài sản, phải nhanh chóng tìm nguyên nhân và người gây ra lỗi để xử lý. Chỉ hạch toán vào tài khoản 1381 trong trường hợp chưa xác định được nguyên nhân gây ra thiếu,sai sót, hư hỏng tài sản và cần đang chờ để xử lý. Nếu tài sản bị mất , thiếu, hư hỏng đã tìm được nguyên nhân và đã có biện pháp xử lý thì ghi vào các tài khoản liên quan, không hạch toán qua tài khoản 1381.
Kết cấu và nội dung của tài khoản 138
Bên Nợ:
– Giá trị các tài sản bị thiếu, hư hỏng đang chờ giải quyết;
– Bắt buộc phải thu của cá nhân, tập thể trong trường hợp tài sản đã xác định ai gây ra và đã có biên bản xử lý;
– Phải thu về các loại tiền lãi như cho vay, lãi tiền gửi, cổ tức, lợi nhuận thu được từ các hoạt động đầu tư tài chính;
– Toàn bộ các khoản chi hộ bên thứ ba thu hồi, và các khoản nợ phải thu khác;
– Những giá trị tài sản mang đi thế chấp, cầm cố, hoặc số tiền đã ký quỹ, ký cược;
– Xem xét lại các khoản thu khác là khoản mục tiền tệ và có gốc ngoại tệ.
Bên Có:
– Thực hiện chuyển các giá trị tài sản thiếu vào các tài khoản liên quan theo quyết định được đưa ra trong biên bản xử lý;
– Tổng số tiền đã lấy được về từ các khoản nợ đã thu khác;
– Số tiền hoặc giá trị tài sản cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược đã nhận lại, thanh toán;
– Khoản tiền đã khấu trừ vào tiền ký quỹ, ký cược tính vào chi phí khác;
– Xem xét lại các khoản thu khác là khoản mục tiền tệ và có gốc ngoại tệ.
Số dư bên Nợ:
Gồm các khoản nợ khác phải thu nhưng chưa thu được.
Tài khoản 138- Phải thu khác, có 3 tài khoản cấp 2:
– Tài khoản 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý: Cho biết giá trị tài sản thiếu chưa tìm ra nguyên nhân và còn đang trong thời gian chờ giải quyết.
Về nguyên tắc trong mọi trường hợp nếu phát hiện thiếu tài sản, phải nhanh chóng tìm ra nguyên nhân và người gây ra lỗi và nhanh chóng xử lý, lập biên bản cụ thể. Trong trường hợp nếu chưa tìm ra nguyên nhân, sẽ được hạch toán vào Tài khoản 1381. Còn nếu đã tìm ra nguyên nhân và có biên bản xử lý đầy đủ, thì không cần hạch toán qua Tài khoản 1381.
– Tài khoản 1386- Cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược: Cho biết cụ thể giá trị tài sản hoặc số tiền mà doanh nghiệp đem đi thế chấp, cầm cố hoặc ký quỹ, ký gửi theo quy định của pháp luật.
– Tài khoản 1388- Phải thu khác: Cho biết các khoản phải thu của doanh nghiệp ngoài các khoản phải thu là tài khoản 131, 133, 136, 1381, 1386 thì còn có các khoản cổ tức, lợi nhuận, tiền lời; phí bồi thường,…
Phương pháp kế toán một số giao dịch kinh tế chủ yếu
TSCĐ hữu hình dùng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh phát hiện thiếu, chưa tìm ra nguyên nhân và đang chờ xử lý, ghi:
Nợ tài khoản 138 – Phải thu khác (1381) ( phản ánh giá trị còn lại của TSCĐ)
Nợ tài khoản 214 – Hao mòn TSCĐ(2141) (phản ánh giá trị hao mòn)
Có tài khoản 211 – Tài sản cố định(2111) (hiện còn nguyên giá).
TSCĐ hữu hình dùng cho hoạt động phúc lợi phát hiện thiếu, chưa tìm ra nguyên nhân và đang trong thời gian chờ xử lý:
Nợ tài khoản 214 – Hao mòn TSCĐ(2141)(phản ánh giá trị hao mòn)
Nợ tài khoản 3533 – Quỹ phúc lợi đã được hình thành TSCĐ(phản ánh giá trị còn lại)
Có tài khoản 211 – TSCĐ (2111)
Trong trường hợp phát hiện thiếu tiền mặt tồn quỹ, vật tư, hàng hóa,…khi tiến hành kiểm kê:
a) Nếu tìm ra nguyên nhân, chờ xử lý, thì ghi:
Nợ tài khoản 138 – Khoản phải thu khác (1381)
TK 111, 152, 153,155, 156.
b)Nếu đã có biên bản xử lý, ghi:
Nợ tài khoản 111 – Cá nhân, hay tổ chức phải nộp tiền mặt bồi thường)
Nợ tài khoản 1388 – Khoản phải thu khác
Nợ tài khoản 334 – Khoản phải trả người lao động
Nợ tài khoản 632 – Giá vốn hàng hóa hao hụt
Nợ tài khoản 811 – Các khoản chi phí khác
Các khoản đã mượn tài sản phi tiền tệ, ghi:
Nợ tài khoản 138 – Các khoản phải thu khác (1388)
Gồm các tài khoản 152, 153, 155, 156, …
Các khoản chi hộ bên thứ ba phải được thu hồi, ghi
Nợ tài khoản 138 – Các khoản phải thu khác (1388)
Kế toán giao dịch ủy thác xuất- nhập khẩu tại bên nhận ủy thác:
a) Khi chi hộ bên giao dịch ủy thác, ghi:
Nợ tài khoản 138 – Các khoản phải thu khác (1388)
Nợ tài khoản 3388 – Các khoản phải trả nộp khác gồm các tài khoản 111, 112.
b) Khi được bên ủy thác xuất khẩu thanh toán bù trừ với các khoản đã chi hộ, thì ghi:
Nợ tài khoản 138 – Các khoản phải thu khác (1388)
Định kỳ trong trường hợp xác định tiền lãi cho vay,gửi, cổ tức, lợi nhuận hải thu, ghi:
Nợ các tài khoản 111, 112
Nợ tài khoản 138 – Các khoản phải thu khác (1388)
Có tài khoản 515 – Doanh thu của các hoạt động tài chính.
Trong trường hợp thu được tiền của các khoản nợ phải thu khác, ghi:
Nợ tài khoản 111, 112
Nợ tài khoản 138 – Các khoản phải thu khác (1388)
Các khoản nợ không có khả năng thu hồi:
Nợ tài khoản 111 – Tiền bồi thường của cá nhân, tập thể
Nợ tài khoản 334 – Trừ vào lương người lao động
Nợ tài khoản 229 – Bồi thường tổn thất tài sản (2293)
Nợ tài khoản 642 – hạch toán vào chi phí
Nợ tài khoản 138 – Các khoản phải thu khác (1388)
Nếu các doanh nghiệp hoàn thành thủ tục bán các khoản phải thu khác cho công ty mua bán nợ, phải ghi:
Nợ các tài khoản 111, 112
Nợ tài khoản 229 – Dự phòng khoản tổn thất tài sản (2293)
Nợ tài khoản 642– Chi phí quản lý kinh doanh
Nợ tài khoản 138 – Các khoản phải thu khác (1388)
Kế toán thế chấp, cầm cố, ký quỹ, ký cược:
a) Có thể sử dụng tiền mặt, hoặc tiền gửi ngân hàng để ký quỹ, ký cược phải ghi:
Nợ tài khoản 138 – Các khoản phải thu khác (1386) gồm TK 111, 112
b) Nếu mang tài sản khác để cầm cố, hoặc thế chấp, thì ghi:
Nợ tài khoản 138 – Các khoản phải thu khác (1386) gồm TK 152, 155, 156,..
c) Nếu dùng tài sản cố định để cầm cố, phải ghi:
Nợ tài khoản 138 – Các khoản phải thu khác (1386)
Nợ tài khoản 214 – Giá trị tài sản hao mòn có TK 211
Khi lập BCTC, số dư nợ phải thu khác là khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ thì phải tính giá theo tỷ giá chuyển khoản trung bình cuối kỳ nơi doanh nghiệp thường xuyên có giao dịch tại ngân hàng thương mại:
– Khi tỷ giá ngoại tệ tăng lên so với sổ kế toán, ghi:
Nợ tài khoản 138– Các khoản phải thu khác
Có tài khoản 413– Mức độ chênh lệch tỷ giá hối đoái.
– Khi tỷ giá ngoại tệ giảm xuống so với sổ kế toán, ghi:
Nợ tài khoản 413– Mức độ chênh lệch tỷ giá hối đoái.
Có tài khoản 138– Các khoản phải thu khác.
