Sổ kế toán được coi là một trong các sổ quan trọng mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng phải lập. Trong đó, được chia làm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. Vậy sổ kế toán chi tiết là gì? Bài viết sau sẽ làm rõ quy định về sổ kế toán chi tiết.
Thế nào là sổ kế toán chi tiết
Theo Điều 24 Luật kế toán năm 2015, sổ kế toán được hiểu là sổ dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ tất cả các nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn vị kế toán. Sổ kế toán thường được chia làm 2 loại là sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.
Có thể hiểu một cách cơ bản sổ kế toán chi tiết là một loại sổ nhánh của sổ kế toán, cũng dùng để ghi chép, lưu giữ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh từ các hoạt động kinh doanh, hàng hóa hay dịch vụ của doanh nghiệp. Các kế toán lập sổ kế toán chi tiết để đảm bảo cho việc quản lý các nghiệp vụ trên phát sinh khi thực hiện công việc của mình.
Sổ kế toán chi tiết khác với sổ kế toán tổng hợp ở chỗ nó cụ thể, chi tiết hơn các số liệu cung cấp thông tin, nội dung về tài sản, doanh thu, các chi phí phát sinh hay nguồn vốn của doanh nghiệp,… Mà các dữ liệu này chưa được phản ánh hay thể hiện trong sổ nhật ký chung hay sổ cái. Từ đó giúp kế toán quản lý các thông số, nội dung nghiệp vụ phát sịnh liên quan tới đơn vị kế toán được dễ dàng hơn, thuận tiện hơn.
Các loại sổ kế toán chi tiết
Tương tự sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết cũng được phân loại khác nhau với mục đích để theo dõi chi tiết các thông tin tài khoản kế toán trong khi thực hiện nghiệp vụ kế toán. Không có sự phân loại cố định các loại sổ kế toán chi tiết nhưng thông thường các doanh nghiệp có các sổ sau:
- Sổ kế toán chi tiết liên quan tới tiền tệ như sổ quỹ tiền mặt (được thủ quỹ hay kế toán tiền mặt sử dụng trong thu chi từ quỹ tiền mặt) và sổ chi tiết gửi ngân hàng (các nghiệp vụ phát sinh liên quan tới tài khoản ngân hàng của các tổ chức doanh nghiệp);
- Sổ liên quan tới công nợ như sổ công nợ phải thu (của tài khoản phải thu khách hàng) hay sổ công nợ phải trả (công nợ trả cho người bán);
- Sổ liên quan tới tạm ứng: sổ này thường dùng để theo dõi tình hình tạm ứng (của người lao động đối với doanh nghiệp) hay các đối tượng chi tiết của tài khoản;
- Sổ liên quan tới kho về chi tiết sản phẩm, hàng hóa, vật liệu hay dụng cụ,…;
- Một số sổ khác (xác định theo đối tượng hướng đến của từng tài khoản kế toán).
Cách ghi sổ kế toán chi tiết
Do xuất phát từ tính chất, đặc điểm và mục đích của sổ kế toán chi tiết nên các kế toán khi lập sổ cần phải lưu ý và tuân thủ cách ghi sổ kế toán chi tiết. Tùy vào từng tình hình hoạt động và nhu cầu của các doanh nghiệp mà có thể xây dựng sổ kế toán chi tiết thể hiện những thông tin của mỗi doanh nghiệp khác nhau nhưng vẫn phải dựa trên cơ sở bảo đảm thông tin, nội dung giao dịch đầy đủ, phản ánh chính xác, kịp thời và được kiểm soát một cách chặt chẽ.
Lưu ý: Nếu doanh nghiệp không lập sổ kế toán chi tiết riêng thì có thể sử dụng các hình thức sổ kế toán theo hướng dẫn của Bộ tài chính về việc lập báo cáo tài chính nếu phù hợp với đặc thù của tổ chức doanh nghiệp.
Một là, sổ phải được mở vào đầu kỳ kế toán năm. Sổ kế toán có thể tồn tại ở dạng quyển hoặc dạng tờ rời. Chú ý, dạng tờ rời sau khi sử dụng cần đóng quyển để lưu trữ. Nội dung sổ phải ghi rõ tên của doanh nghiệp, tên sổ, ngày mở sổ, niên độ kế toán và cụ thể kỳ ghi sổ, chữ ký của người giữ và ghi sổ, của kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật, ngày kết thúc hay ngày chuyển giao cho người khác. Sổ kế toán phải đánh số trang từ trang đầu cho tới trang cuối, giữa các trang phải được đóng dấu giáp lai của đơn vị kế toán lập sổ.
Hai là, khi ghi sổ phải đối chiếu và dựa các chứng từ kế toán hợp pháp theo quy định của Luật kế toán và các chứng từ đó đã được kiểm tra.
Ba là, sau khi ghi xong các thông tin, dữ liệu vào sổ phải tiến hành việc khóa sổ ở cuối kỳ trước khi thực hiện lập báo cáo tài chính. Ngoài ra, doanh nghiệp phải khóa sổ kế toán khi thuộc các trường hợp kiểm kê các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.
Trên đây là những thông tin mà mỗi kế toán hay doanh nghiệp cần biết khi xây dựng sổ kế toán chi tiết. Trước khi lập sổ các bạn cần hiểu thế nào là sổ kế toán chi tiết, có các loại sổ nào và cách ghi từng sổ được quy định như thế nào để đảm bảo cho nhu cầu sử dụng được đúng mục đích của sổ kế toán chi tiết. Nếu có bất cứ thắc mắc nào cần giải đáp đừng quên liên hệ tới Luật kế toán nhé.
