Sổ cái là sổ được dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ các nghiệp vụ phát sinh liên quan tới đơn vị kế toán theo từng niên độ kế toán. Hãy cùng bài viết tìm hiểu về sổ cái là gì? những thông tin cần nắm rõ về sổ cái nhé.
Sổ cái là gì?
Sổ cái theo tiếng anh có nghĩa là ledger, là sổ kế toán tổng hợp những nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh dựa trên tài khoản kế toán như về tài sản, nguồn vốn nhà đầu tư, doanh thu, chi phí sản xuất,… Tương ứng với từng tài khoản sẽ đều được mở một hay nhiều trang trong sổ cái nhằm để ghi chép, lưu giữ thông tin theo từng niên độ kế toán
Nói cách khác, sổ cái khác cùng với sổ nhật ký chung đều là sổ kế toán tổng hợp. Tuy nhiên sổ cái được dùng với mục đích ghi chép mọi thông tin giao dịch của doanh nghiệp trên mỗi tài khoản. Những số liệu, dữ liệu có trong sổ cái sẽ được người phụ trách tổng hợp lại và cuối mỗi kỳ sổ sẽ bị khóa lại. Thông qua đó, doanh nghiệp có thể thể hiện được tình hình kinh doanh, sản xuất, tài sản đang có. Hơn nữa, số liệu này còn được dùng để kiểm tra sự chênh lệch giữa các khoản.
Các loại sổ cái
Với mỗi tiêu chí khác nhau sẽ có các loại sổ cái khác nhau. Có thể kể đến những loại sổ cái phổ biến nhất mà các doanh nghiệp thường dùng như:
Theo hình thức, sổ cái gồm có 5 loại đó là hình thức nhật ký chung; hình thức nhật ký – sổ cái; hình thức trên máy tính; hình thức nhật ký chứng từ; hình thức chứng từ ghi sổ. Trong đó, hình thức nhật ký chung và hình thức nhật ký chứng từ là 2 loại mẫu sổ cái được sử dụng phần lớn hiện nay.
Dựa theo tiêu chí nội dung, sổ cái kế toán gồm có sổ tổng hợp; sổ chi tiết; sổ tổng hợp và chi tiết
Cách ghi sổ cái
Sổ cái với bản chất là một sổ kế toán tổng hợp nên khi ghi sổ cái cần đảm báo các nội dung, thông tin nhất định của sổ kế toán tổng hợp. Ngoài ra, cũng cần tuân thủ cách ghi riêng của sổ cái kế toán. Cụ thể như sau:
– Số liệu trên sổ cái phản ánh tổng hợp tình hình tài sản, nguồn vốn, tình hình và kết quả của các hoạt động sản xuất và kinh doanh trong kỳ kế toán. Theo đó, cách thức ghi sổ cũng sẽ mang những yêu cầu tương đối khác biệt so với sổ nhật ký chung. Có thể kể đến, sổ cái được ghi phải đảm bảo được thông tin sau:
- Đầy đủ Ngày, tháng, năm ghi sổ kế toán (đây là thông tin bắt buộc với gần như đa phần mọi loại sổ)
- Số hiệu và ngày, tháng của các chứng từ kế toán mà dùng làm căn cứ ghi sổ.
- Tóm tắt nội dung của các nghiệp vụ kinh tế và tài chính phát sinh.
- Số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh mà được ghi vào bên Nợ hoặc bên Có của tài khoản.
– Việc ghi sổ cái bắt buộc phải căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra trước đó; bảo đảm các quy định về chứng từ kế toán. Mọi số liệu ghi trên sổ kế toán phải dựa trên các chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lý, có giá chứng minh.
– Hàng ngày, dựa vào các nghiệp vụ kinh tế – tài chính phát sinh, căn cứ từ chứng từ ghi sổ, kế toán viên ghi chép, lưu thông tin vào sổ cái với các cột tương ứng.
– Cuối mỗi trang của sổ cái, cần phải thực hiện cộng tổng số tiền theo từng cột và chuyển số liệu sang đầu trang sau.
– Cuối kỳ kế toán, kế toán tiến hành khóa sổ cái theo quy định, cộng tổng số phát sinh “Nợ”, tổng số phát sinh “Có”. Từ đó, tính ra số dư và cộng lũy kế số phát sinh từ đầu quý, đầu năm của từng tài khoản để lấy số liệu làm căn cứ cho việc lập Bảng cân đối kế toán.
Lưu ý: Khi ghi sổ cái cần phải chú ý đến việc có đủ các thông tin cơ bản của một sổ kế toán theo khoản 2 Điều 24 Luật kế toán như: phải ghi rõ tên đơn vị kế toán; tên sổ; ngày, tháng, năm lập sổ; ngày, tháng, năm khóa sổ; chữ ký của người lập sổ, kế toán trưởng cũng như người đại diện theo pháp luật của các đơn vị kế toán; số trang đóng dấu giáp lai.
Mẫu sổ cái mới nhất
Với mỗi cách phân loại trên sẽ có nhiều mẫu sổ cái kế toán, tuy nhiên thường có một số mẫu số cái thường dùng như sau:
– Mẫu sổ cái kế toán dùng cho hình thức kế toán nhật ký chung:
– Mẫu sổ cái dùng cho hình thức chứng từ ghi sổ:
- – Mẫu sổ cái theo hình thức nhật ký-sổ cái:
Trên đây là những nội dung tư vấn chi tiết nhất về sổ cái và một số mẫu sổ cái mới nhất mà bạn cần biết. Tuy nhiên, để có thể thực hiện được một cách nhanh chóng và ghi sổ cái chính xác và đầy đủ nhất thì hãy liên hệ tới Luật kế toán nhé.
