Khác với phiếu thu chính là phiếu chi, đây cùng với phiếu thu là các loại phiếu thường xuyên sử dụng trong các giao dịch với đối tác về các sản phẩm, hàng hóa. Chúng có các chức năng tương đối khác nhau nhưng đều có tầm quan trọng và tần suất xuất hiện như nhau. Hôm nay, chúng ta sẽ cùng với luật kế toán tìm hiểu về phiếu chi và những mẫu phiếu chi mới nhất được ban hành.
Khái niệm của phiếu chi
Phiếu chi được xem như là một chứng từ rất quan trọng và cần thiết không chỉ riêng đối với ngành kế toán mà cũng như cần thiết trong công việc kế toán. Mẫu phiếu chi excel được lập ra nhằm mục đích cụ thể là quản lý chi tiêu của doanh nghiệp, và đây được coi như là chứng từ kế toán về tiền mặt của doanh nghiệp đó. Mẫu phiếu chi thường do kế toán của các doanh nghiệp tiến hành lập khi có các phát sinh hay vấn đề nào đó liên quan đến tiền mặt.
Phiếu chi và phiếu thu đều là các loại phiếu đóng vai trò cực kỳ quan trọng đối với việc kiểm soát về vấn đề nguồn tiền thu chi trong doanh nghiệp. Nguồn tiền này có thể được sử dụng dùng làm tiền lương, hay tiền mua hàng hóa hoặc có thể là tiền chính sách dịch vụ nhân viên.
Vai trò của phiếu chi
Thông qua các mẫu phiếu chi này thì chủ doanh nghiệp sẽ dễ dàng trong việc quản lý sát xao các khoản thu chi nằm trong các hoạt động của doanh nghiệp cũng như những định hướng phát triển trong tương lai. Qua những con số biết nói, các chủ doanh nghiệp, hay những giám đốc tài chính hoặc các trưởng phòng tài chính mà từ bộ phận kế toán sẽ giúp các vị lãnh đạo này kiểm soát được nguồn tiền ra của doanh nghiệp một cách chính xác và minh bạch nhất có thể trong vấn đề tài chính, đồng thời từ đó mà có kế hoạch xem xét thận trọng trong việc chi tiêu một cách hợp lý hơn .
Ví dụ, nếu trong một khoảng một thời gian ngắn nhất định nào đó, tiền chi cho các dịch vụ chăm sóc nhân viên quá nhiều, mà ảnh hưởng đến vấn đề về tài chính doanh nghiệp đó thì họ có thể tiến hành việc cắt giảm bớt chi phí này. Hay có thể thông qua các phiếu chi, chủ doanh nghiệp đó sẽ dễ dàng nhận thấy được việc sử dụng nhân sự có hợp lý hay là chưa, cần thêm hay thực hiện việc giảm nhân sự biên chế cần thiết ở những vị trí nào đó hay không.
Về mặt pháp lý, thì thông qua đó mẫu phiếu chi mới nhất sẽ là căn cứ chính xác nhất để thực hiện việc xác định được tính trung thực và minh bạch nhanh nhất của những nhân viên kế toán tài chính trong các trường hợp cụ thể khi tiến hành điều tra về công quỹ. Đồng thời, doanh nghiệp cũng sẽ tránh được việc tiền công quỹ có thể đến từ các nhân viên cấp dưới của mình. Nhờ vào mẫu phiếu chi, mà mọi hành động về vấn đề chi tiền của thủ quỹ sẽ được hợp pháp hóa một cách dễ dàng và bên cạnh đó là có được những căn cứ rõ ràng để dễ nắm bắt.
Nguyên tắc khi làm phiếu chi
Về việc lập phiếu chi, chúng ta cần phải đảm bảo các nguyên tắc cụ thể và chính xác về chứng từ kế toán hay nguyên tắc phiếu kế toán
+ Phiếu chi cần phải tiến hành lập thành dạng văn bản, nên đóng chúng thành quyển sổ và các tờ phiếu chi đều phải có các nội dung bên trong hoàn toàn giống nhau.
+ Trong mỗi tờ phiếu chi cần phải có đầy đủ các thông tin như: Tên, ngoài ra là số hiệu; Ngày lập; Tên của các tổ chức cơ quan lập; Tên địa chỉ của cá nhân của cơ quan nhận (nếu có); Nội dung thực hiện chi; Số lượng chi là bao nhiêu và chữ ký của người lập, cùng người duyệt.
+ Đối với các cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp thì chúng ta cần tiến hành lập phiếu chi theo các mẫu chung của ngành, tức là chứng ta phải thực hiện công việc rà soát và làm theo hướng dẫn cụ thể của ngành (Hướng dẫn của các cơ quan trung ương – Cấp trên trực tiếp).
Các nội dung cần có ở trong phiếu chi
Mẫu phiếu chi mới nhất theo thông tư vào 200/2014 (hướng dẫn của chế độ kế toán được áp dụng rộng rãi cho mọi loại hình của doanh nghiệp) thì nội dung chính xác và cụ thể của mẫu phiếu chi bao gồm các thông tin chính dưới đây:
- Đơn vị/ địa chỉ cụ thể ở đâu
- Tên Phiếu chi là gì
- Ngày tháng năm lập phiếu này là khi nào
- Họ tên người thực hiện việc nhận tiền
- Địa chỉ chính xác
- Lý do chi là gì
- Số tiền viết bằng số, và bằng chữ cụ thể
- Chữ ký của người có chức vụ là Giám đốc, Kế toán trưởng, hay Thủ quỹ, Người lập phiếu, hoặc Người nhận tiền
- Tỷ giá về ngoại tệ, số tiền thực hiện việc quy đổi
Mẫu phiếu chi mới nhất
Cách viết phiếu chi chuẩn nhất
+ Mục nội dung đơn vị: Ở góc trái phía bên trên của phiếu chi ghi nội dung là tên đơn vị xuất quỹ tiền mặt (Ghi tên đầy đủ và chính xác theo giấy phép kinh doanh hoặc những quyết định thành lập về thời gian mới nhất của doanh nghiệp, hay tổ chức).
+ Mục nội dung địa chỉ: Ghi chính xác địa chỉ đã thực hiện việc đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp xuất quỹ tiền mặt. Hoặc địa mà tổ chức, cơ quan, đơn vị nhà nước đang hoạt động.
+ Nội dung về Ngày … tháng …. năm ghi trên phiếu chi chính là thời gian lập phiếu chi tại thời điểm đó. (lưu ý: Thời gian thực hiện việc lập phiếu chi phải có trước thời gian thực hiện công việc và các chứng từ kế toán gốc có liên quan của quá trình thực hiện).
+ Mục nội dung về quyền số: ghi tay về các thông tin liên quan đến số quyển (Thông thường sẽ ghi lại nội dung về số quyển phiếu chi phát hành theo năm cụ thể tải chính từ 1 đến hết)
+ Mục nội dung về số: Ghi số thứ tự chính xác của phiếu chi từ 1 đến hết.
+ Mục nội dung nợ/Có: ghi số hiệu về tài khoản đối ứng có liên quan của nghiệp vụ (Ví dụ: 111, 112…)
+ Mục nội dung về họ và tên người nhận tiền: ghi tên cụ thể và chính xác của người nhận tiền (lưu ý: Tên người nhận tiền phải có nội dung giống với tên trên chứng từ thanh toán).
+ Mục nội dung địa chỉ: Nếu là người thuộc đơn vị đó thì chúng ta sẽ ghi thông tin về các phòng ban, nếu đơn vị khác thì chúng ta sẽ viết tên của đơn vị đó.
+ Mục nội dung về lý do chi: ghi rõ nội dung chi tiền cụ thể và minh bạch.
+ Mục nội dung về số tiền: ghi bằng số và bằng chữ nội dung liên quan của số tiền thực xuất quỹ tiền mặt và ghi rõ các đơn vị tính hoặc đơn vị về vấn đề quy đổi ngoại tệ.(Tốt nhất nên chi tiền VNĐ).
+ Dòng cuối cùng chúng ta sẽ thực hiện công đoạn ghi nội dung về số lượng chính xác về chứng từ gốc kèm theo phiếu chi và ghi thời gian thực tiến hành việc xuất quỹ.
– Phiếu chi sẽ được lập thành 3 liên và tất cả chúng phải có đủ chữ ký (ký theo từng liên) của người thực hiện việc lập phiếu, người chức kế toán trưởng, chức giám đốc và thủ quỹ mới được tiến hành xuất quỹ.
– Người sẽ thực hiện việc nhận tiền ghi số tiền đã nhận bằng chữ.
Phiếu chi luôn là một loại phiếu cần thiết trong các giao dịch với đối tác vaf thống kê các trao đổi sản phẩm. Biết và hiểu thêm về loại phiếu này sẽ giúp công việc của bạn thuận lợi hơn và nhanh chóng hơn.
