Bạn biết gì về hình thức kế toán nhật ký chứng từ chưa? Các đặc điểm cũng như trình tự và các ưu, nhược điểm của hình thức kế toán nhật ký chứng từ này sẽ có gì khác biệt? Hãy cùng Luật kế toán tìm hiểu thêm nhé!
Khái niệm hình thức kế toán nhậ̣t ký chứng từ
Nhật ký chứng từ là một loại sổ kế toán tổng hợp, nó được dùng để có thể phản ánh toàn bộ tất cả các nghiệp vụ kinh tế cũng như tài chính đã phát sinh theo vế Có của các tài khoản. … Một NKCT cũng có thể mở cho một hoặc nhiều hơn một tài khoản có nội dung thuộc về kinh tế giống nhau hoặc có nhiều quan hệ đối ứng mật thiết với nhau. Chúng được căn cứ để có thể ghi chép các NKCT như chứng từ gốc, số liệu của sổ kế toán chi tiết, của các bảng thống kê và bảng phân bổ. Hình thức kế toán Nhật ký chứng từ gồm có các loại sổ kế toán sau: Nhật ký chứng từ, Bảng kê, Sổ Cái, Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết. Việc chúng ta ghi sổ chứng từ gồm 2 bước sau: Hàng ngày căn cứ vào tất cả các chứng từ kế toán đã được kiểm tra trước đó và lấy số liệu ghi trực tiếp vào các Nhật ký chứng từ hoặc Bảng kê, sổ chi tiết có liên quan. Cuối tháng khi khoá sổ, chúng ta cần cộng tất cả các số liệu trên các Nhật ký chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên tất cả các Nhật ký chứng từ với các sổ, thẻ kế toán chi tiết, các bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký chứng từ và ghi trực tiếp vào Sổ Cái.
Đặc điểm của hình thức kế toán nhậ̣t ký chứng từ
Đặc điểm của tất cả các hình thức kế toán Nhật ký chứng từ (NKCT) là:
– Được tập hợp và hệ thống hoá tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Có của tất cả các tài khoản cũng như kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo hướng các tài khoản đối ứng Nợ.
– Sự kết hợp chặt chẽ từ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo một trình tự thời gian với tất cả các việc hệ thống hoá toàn bộ các nghiệp vụ theo các nội dung kinh tế cũng như theo tài khoản.
– Sự kết hợp rộng rãi trong việc hạch toán tổng hợp cũng như hạch toán tất cả các chi tiết trên cùng một sổ kế toán và còn trong cùng một quá trình ghi chép.
– Có thể sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, các chỉ tiêu quản lý kinh tế cũng như tài chính và còn phải lập báo cáo tài chính.
Chúng ta có các hình thức kế toán Nhật ký chứng từ bao gồm có tất cả các loại sổ kế toán sau:
– Các nhật ký chứng từ;
– Sổ Cái;
– Thẻ hoặc sổ kế toán chi tiết.
– Bảng kê;
+ Ưu điểm
– Có thể giảm nhẹ khối lượng công việc trong việc ghi sổ kế toán. Và việc kiểm tra đối chiếu vẫn sẽ được thực hiện thường xuyên.
– Có thể cung cấp thông tin kịp thời đến với người cần sử dụng.
+ Nhược điểm
– Mẫu sổ kế toán có hình thức phức tạp.
– Cần có yêu cầu trình độ cao với mỗi kế toán viên.
– Và đặc biệt là không thuận tiện trong việc có thể ứng dụng tin học vào việc ghi sổ kế toán.
Trình tự của hình thức kế toán nhậ̣t ký chứng từ
a. Đối với công việc hàng ngày:
– Hàng ngày chúng ta căn cứ vào tất cả các chứng từ ghi sổ kế toán đã được kiểm tra lấy số liệu được ghi trực tiếp trước đó vào tất cả các Nhật ký chứng từ hoặc Bảng kê cũng như tất cả các sổ chi tiết có liên quan.
– Còn đối với tất cả các loại chi phí sản xuất cũng như kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc cũng có thể mang tính chất phân bổ, tất cả các chứng từ gốc trước hết cần được tập hợp và được phân loại trong những bảng phân bổ, và sau đó có thể trực tiếp lấy số liệu kết quả của bảng phân bổ để có thể ghi vào các Bảng kê và Nhật ký chứng từ có liên quan.
– Còn đối với tất cả các Nhật ký chứng từ đã được ghi căn cứ vào các Bảng kê, sổ chi tiết thì chúng ta cần căn cứ vào tất cả các số liệu tổng cộng của bảng kê, sổ chi tiết và đến cuối tháng chuyển số liệu vào Nhật ký chứng từ.
b. Đối với công việc cuối tháng:
– Cuối tháng sẽ thực hiện công việc khóa sổ cũng như cộng tất cả các số liệu liên quan trên các Nhật ký chứng từ, thực hiện kiểm tra, đối chiếu tất cả các số liệu trên các Nhật ký chứng từ với các sổ, thẻ kế toán chi tiết, các bảng tổng hợp chi tiết có liên quan cũng như lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký chứng từ việc ghi trực tiếp tất cả các số liệu vào Sổ Cái.
– Còn đối với các chứng từ có liên quan đến các sổ, các thẻ kế toán chi tiết thì cần được ghi trực tiếp vào các sổ, cũng như các thẻ có liên quan. Và đến cuối tháng, chúng ta cần cộng tất cả các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết đó để lập tất cả các Bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với Sổ Cái. Tất cả các số liệu tổng cộng ở Sổ Cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong Nhật ký chứng từ cũng như Bảng kê và tất cả các Bảng tổng hợp chi tiết có thể được dùng để lập báo cáo tài chính.
Ưu, nhược điểm của hình thức kế toán nhậ̣t ký chứng từ
Hình thức kế toán theo nhật ký chứng từ có ưu điểm như sau đó chính là có thể giúp cho khối lượng các số liệu cần phải được ghi sổ được giảm bớt, và đồng thời cũng sẽ giúp cho quá trình kiểm tra, cũng như đối chiếu tất cả các thông tin kế toán được thực hiện một cách thường xuyên, và có thể dễ dàng kiểm soát mọi vấn đề, có thể tránh để xảy ra sai sót. Không trùng lặp các số liệu nên có thể giảm khối lượng ghi chép trong sổ sách, Ngoài ra nó còn có thể cung cấp thông tin cần thiết kịp thời cho quản lý trong những trường hợp cần sử dụng. Cần phải có chuyên môn hóa các cán bộ kế toán để có thể ghi chép đúng và chính xác. Mặc khác, bởi vì hình thức nhật ký chứng từ nó sẽ phù hợp với doanh nghiệp, các tổ chức kinh doanh có quy mô lớn, làm kế toán thủ công, và có trình độ kế toán cao với số lượng nhiều kế toán.
Tuy vậy, khi chúng ta tiến hành áp dụng hình thức này cũng sẽ có một vài điểm hạn chế đó chính là mẫu số kế toán này sẽ có hình thức khá phức tạp, và chúng đòi hỏi các kế toán viên cần phải có sự am hiểu sâu, cũng như nắm vững được nghiệp vụ thì mới có thể thực hiện toàn bộ các thao tác một cách dễ dàng, chuẩn xác và hiệu quả nhất. Và ngoài ra thì tất cả các hình thức này cũng sẽ không thuận tiện, không thuận lợi cho việc có thể ứng dụng tin học vào tất cả các công việc ghi chép sổ sách.
