Kiểm soát nội bộ là bộ phận có vai trò quan trọng trong quá trình phát triển của doanh nghiệp bởi nó giúp kiểm soát rủi ro và nâng cao hiệu quả kinh doanh. Vậy hệ thống kiểm soát nội bộ là gì? Quy định của pháp luật về hoạt động này ra sao? Cùng Luật Kế toán tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé!
Kiểm soát nội bộ là gì?
Kiểm soát nội bộ là việc kiểm tra các hoạt động tài chính của doanh nghiệp dựa vào thủ tục, quy chế và quy định nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp đó.
Hệ thống kiểm soát nội bộ thực chất là các hoạt động, kế hoạch, nội quy chính sách và nỗ lực của thành viên trong đơn vị để đảm bảo việc hoạt động hiệu quả của đơn vị đó. Hệ thống kiểm soát nội bộ không đo đếm dựa trên các con số tăng trưởng, mà sẽ giám sát nhân viên, phòng ban và hệ thống của doanh nghiệp để hạn chế việc thất thoát tài sản không đáng có.
Vai trò của kiểm soát nội bộ
Nhiều doanh nghiệp có phương pháp quản lý chưa thực sự rõ ràng, đặc biệt là những công ty nhỏ. Đa số đều thiếu sự kiểm tra chéo giữa các bộ phận, mà chỉ dựa trên sự tin tưởng mà thôi. Vì thế, việc kiểm soát rủi ro, gian lận trong nội bộ là việc khó để thực hiện được.
Hệ thống kiểm soát nội bộ được hiểu là doanh nghiệp sẽ không quản lý bằng lòng tin, mà sẽ tiến hành kiểm tra thông qua những quy định rõ ràng, nhằm hạn chế những vấn đề như chậm kế hoạch, giảm chất lượng, tăng giá thành sản phẩm,… Khi doanh nghiệp kiểm tra kế toán, đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính sẽ hạn chế việc mất mát, hư hỏng, hao hụt, gian lận, trộm cắp tài sản chung,… Đồng thời khi mọi thành viên tuân thủ theo thì sẽ tăng khả năng tối ưu nguồn lực trong doanh nghiệp.
Cụ thể, hệ thống kiểm toán nội bộ thường có trách nhiệm kiểm tra các vấn đề như:
• Việc tuân thủ các chính sách và quy trình kế toán; kiểm toán báo cáo tài chính và báo cáo quản trị;
• Xác định rủi ro và nguyên nhân của những rủi ro đó. Từ đó thiết lập kế hoạch để giảm thiểu những điều này.
• Việc thực hiện công việc, tính trung thực, chính xác của kiểm toán nội bộ.
Theo quy định của Luật Doanh nghiệp, với công ty TNHH và công ty cổ phần có hơn 11 cổ đông sẽ phải có Ban Kiểm soát, có khả năng đóng vai trò của kiểm toán nội bộ.
Quy trình khi kiểm soát nội bộ
Xác định rủi ro có thể gặp phải
Xác định rủi ro là việc quan trọng để xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ cho một doanh nghiệp. Để xác định rủi ro, cần thực hiện theo quy trình sau:
1. Xây dựng sơ đồ tổ chức – quản lý doanh nghiệp.
2. Xây dựng nội quy, quy chế, quy định của doanh nghiệp để bất kỳ ai trong doanh nghiệp đó cũng phải tuân thủ.
3. Xây dựng chính sách quản lý nhân sự, phát triển sản phẩm và dịch vụ.
4. Xác định những rủi ro có thể xảy ra khi thực hiện hệ thống kiểm soát nội bộ này như rủi ro về tài chính, chiến lược, hoạt động tổ chức,…
Phân tích và lên mô hình hóa.
Sau khi đã trải qua các bước để xác định rủi ro thì cần đưa ra mô hình hệ thống. Sau đó, phân tích chi tiết hệ thống để mỗi cá nhân hiểu công việc của mình.
So sánh với các quy tắc quản lý của doanh nghiệp
Việc so sánh này nhằm mục đích xem xét, đánh giá để loại bỏ đi những quy định không phù hợp.
Hoàn thiện và truyền thông nội bộ
Sau khi đã hoàn thiện quy trình kiểm soát nội bộ cho doanh nghiệp thì cần đưa ra hướng dẫn chi tiết đến từng phòng ban và cá nhân để giúp mọi nhân viên đều nắm được kế hoạch thực hiện công việc.
Thực hiện theo quy trình và đánh giá sửa đổi.
Nên thực hiện việc kiểm soát nội bộ theo đúng quy trình ở một bộ phận nhỏ trong doanh nghiệp trước. Từ đó đưa ra đánh giá về ưu, nhược điểm và có những điều chỉnh phù hợp nhất với doanh nghiệp.
Các bộ phận của hệ thống kiểm soát nội bộ
Môi trường kiểm soát
Là những yếu tố tạo ra môi trường và yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ. Ví dụ như nhận thức của các lãnh đạo về đạo đức nghề nghiệp, hay về việc phân công, ủy nhiệm rõ ràng,… Với môi trường kiểm soát tốt sẽ là nền tảng để hệ thống này hoạt động hiệu quả.
Biện pháp xác định rủi ro
Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng có thể bị tác động bởi yếu tố bên trong hoặc bên ngoài dẫn đến rủi ro. Do đó, hệ thống này cần có bộ phận xác định các rủi ro cho doanh nghiệp.
Các yếu tố bên trong
Là sự quản lý thiếu minh bạch, chất lượng nhân viên thấp, hệ thống trang thiết bị không hoạt động tốt, tổ chức và cơ sở hạ tầng lỗi thời dẫn đến khó khăn trong mở rộng sản xuất, nhiều chi phí phát sinh cao, thiếu sự kiểm tra đầy đủ,…
Các yếu tố bên ngoài
Khi xã hội càng tiến bộ dẫn đến thay đổi quy trình vận hành; thay đổi thói quen tiêu dùng của con người; xuất hiện yếu tố khác ảnh hưởng đến giá cả,…
Yếu tố giám sát và thẩm định
Là việc theo dõi và đánh giá chất lượng khi thực hiện việc kiểm soát nội bộ. Nhằm đảm bảo việc triển khai và điều chỉnh, cải thiện khi môi trường thay đổi hay khi có khiếm khuyết.
Trên đây là những chia sẻ của chúng tôi về hệ thống kiểm soát nội bộ. Hy vọng những nội dung này sẽ hữu ích với bạn, giúp bạn phần nào có cái nhìn tổng quan hơn về hệ thống kiểm soát này. Chúc bạn thành công!
