Hiện nay, nhiều đơn vị, doanh nghiệp thường bỏ qua công tác kiểm kê tài sản do nhiều nguyên nhân khác nhau mà không lường được các hệ quả từ việc này. Vậy bạn có biết kiểm kê tài sản là gì? Bài viết dưới đây Luật Kế toán sẽ giới thiệu chi tiết về công tác này cũng như là những quy định của pháp luật hiện hành về kiểm kê tài sản.
Khái niệm kiểm kê tài sản
Theo quy định tại Điều 40 Luật Kế toán thì kiểm kê tài sản được hiểu một cách đơn giản đó là việc cân, đong, đo, đếm về số lượng; xác nhận, đánh giá về chất lượng và giá trị của tài sản, nguồn vốn tại thời điểm kiểm kê nhằm mục đích kiểm tra, đối chiếu với các số liệu trong sổ kế toán.
Vai trò của kiểm kê tài sản
Nếu bạn là người làm trong ngành kế toán thì chắc hẳn không xa lạ gì với hoạt động kiểm kê tài sản nữa. Bởi công tác này được cố định hàng tháng và hàng năm nhằm mục đích báo cáo cho người quản lý về số lượng tài sản hiện có, tình hình quản lý tài sản cũng như là hiệu quả sử dụng của chúng. Từ đó, có thể đưa ra những hướng giải quyết như các quyết định như sửa chữa, nâng cấp, thay thế,… tài sản sao cho phù hợp với tài chính, chính sách đầu tư, quản lý tài sản của doanh nghiệp và Nhà nước.
Tóm lại kiểm kê tài sản có vai trò rất quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp, giúp quản lý, kiểm soát toàn bộ tài sản, tránh thất thoát làm mất, gây hư hỏng, thiếu hụt trong công tác quản lý tài chính của doanh nghiệp mình. Công tác kiểm tra này cần kiểm kê với tất cả các bộ phận, phòng ban thuộc công ty, đơn vị doanh nghiệp để kịp thời phát hiện.
Trường hợp cần kiểm kê tài sản
Vì vai trò vô cùng quan trọng như vậy nên đơn vị kế toán cần phải tiến hành công tác kiểm kê tài sản doanh nghiệp kịp thời trong các trường hợp sau:
– Vào cuối kỳ kế toán năm, trước khi thực hiện việc lập, kiểm toán báo cáo tài chính để tránh tình trạng mất mát tài sản không kiểm soát được từ năm này sang năm khác;
– Khi doanh nghiệp đó tiến hành chia tách, hợp nhất, sáp nhập, giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản hoặc bán, khoán, cho thuê doanh nghiệp;
– Khi chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp.
– Khi có thiệt hại xảy ra như do hỏa hoạn, lũ lụt và các thiệt hại bất thường khác;
– Khi có quyết định của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền yêu cầu doanh nghiệp đánh giá lại tài sản;
– Ngoài ra, có các trường hợp khác mà cũng cần kiểm kê theo quy định của pháp luật.
Sau khi đơn vị kế toán đã tiến hành kiểm kê tài sản xong thì đơn vị này phải tiến hành lập báo cáo tổng hợp kết quả của quá trình kiểm kê. Trường hợp nếu có chênh lệch giữa các số liệu thực tế kiểm kê so với các số liệu được ghi chép trong sổ kế toán thì đơn vị kế toán đó bắt buộc phải kiểm tra kỹ, xác định được nguyên nhân của sự chênh lệch đó. Ví đơn vị kế toán có nhiệm vụ phải phản ánh được số chênh lệch và kết quả xử lý việc kiểm kê vào sổ kế toán trước khi tiến hành lập báo cáo tài chính.
Hình phạt đối với việc không kiểm kê tài sản
Theo quy định của pháp luật thì việc kiểm kê phải phản ánh đúng thực tế của tài sản, nguồn hình thành tài sản doanh nghiệp. Đồng thời, người tiến hành lập lập và ký trong báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê sẽ phải chịu trách nhiệm về kết quả kiểm kê đó.
Theo Nghị định số 41/2018/NĐ-CP ngày 12 tháng 3 năm 2018 quy định về việc xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán độc lập, tại Điều 16 Nghị định này đã quy định rõ mức phạt đối với việc vi phạm về kiểm kê tài sản.
Cụ thể nếu trường hợp không lập Báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê hay báo cáo kiểm kê đó không có đủ chữ ký của người có thẩm quyền ký theo quy định của pháp luật, hoặc báo cáo đó không phản ánh được sự chênh lệch giữa số liệu kiểm kê thực tế với số liệu ghi chép trong sổ kế toán và kết quả khi xử lý số chênh lệch đó thì sẽ bị phạt tiền từ 1 triệu đồng đến 2 triệu đồng. Với trường hợp có hành vi không thực hiện kiểm kê tài sản theo quy định thì sẽ phạt tiền từ 3 triệu đồng đến 5 triệu đồng.
Các bước kiểm kê tài sản
Khi tiến hành kiểm kê tài sản cần tiến hành qua các bước sau:
– Bước 1 là tiến hành ban hành, công bố về Quyết định kiểm kê;
– Bước 2 là thành lập Hội đồng kiểm kê gồm Giám đốc, đại diện của Công ty sẽ làm Chủ tịch Hội đồng; Trưởng các phòng ban và các bộ phận trực tiếp sử dụng tài sản; Kế toán trưởng và kế toán tài sản; Các thành viên Hội đồng khác nếu cần.
– Bước 3 là sau khi thành lập Hội đồng kiểm kê thì Hội đồng tiến hành họp và lập bản kế hoạch kiểm kê kèm theo danh sách các tài sản của đơn vị doanh nghiệp;
– Bước 4 là bắt đầu tiến hành việc kiểm kê tài sản theo kế hoạch đã đề ra đồng thời thông báo cho công ty/ đơn vị kiểm toán tham gia chứng kiến kiểm kê nếu có.
– Bước 5, sau khi đã tiến hành kiểm kê xong thì Hội đồng sẽ phải tổng hợp kết quả và lập báo cáo kết quả của quá trình kiểm kê. Nếu có chênh lệch thì phải rõ nguyên nhân, xử lý số liệu và trình ký.
Trên đây là những chia sẻ của chúng tôi về hoạt động kiểm kê tài sản cũng như là những quy định của pháp luật liên quan. Hy vọng những kiến thức trên sẽ bổ ích với bạn, giúp bạn phần nào có cái nhìn tổng quan nhất về công việc này. Ngoài ra bạn có thể tham khảo thêm kiểm soát nội bộ. Chúc bạn thành công!
