Nếu bạn là người đang làm trong ngành kế toán thì chắc hẳn sẽ rất quen thuộc với các cụm từ như chứng từ hay cụ thể hơn là chứng từ kế toán. Vậy chứng từ kế toán là gì và những quy định của pháp luật hiện hành liên quan đến chúng. Cùng Luật Kế toán tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé!
Chứng từ kế toán là gì?
Thực chất đây chính là tài liệu có thể ghi nhận bằng giấy tờ đặt in/ tự in (chứng từ ghi sổ) hoặc bằng các phương tiện điện tử, được sử dụng để ghi nhận thông tin về các khoản thuế khấu trừ, khoản thu thuế, phí và lệ phí theo quy định của pháp luật quản lý thuế và là căn cứ để kế toán ghi nhận vào sổ sách kế toán. Tóm lại thì đây là loại tài liệu phản ánh những sự kiện về kinh tế lập theo hình thức và trinh tự, thủ tục do pháp luật quy định. Lập chứng từ cần tuân theo mẫu quy định như tên chứng từ, thời gian lập, nội dung tóm tắt, đối tượng được phản ánh và thước đo sử dụng; chữ kí và họ tên người lập, người duyệt. Tuỳ vào từng loại chứng từ khác nhau mà chủ thể quản lí sẽ lưu trữ, bảo quản trong thời hạn nhất định.
Chứng từ kế toán có nhiều loại khác nhau, theo quy định của pháp luật có thể bao gồm loại có giá và loại không có giá tị chuyển nhượng. Cụ thể như chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, biên lai thuế, phí, lệ phí.
Các loại chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán liên quan đến tiền mặt
- – Phiếu thu: là loại chứng từ xác nhận việc thu tiền các sản phẩm, hành hóa, dịch vụ mà khách hàng thanh toán bằng tiền mặt.
- – Phiếu chi: là loại chứng từ dùng để xác nhận việc chi tiền mặt để mua hàng hoá, nguyên vật liệu, dịch vụ.
- – Ngoài ra, còn có giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng.
Chứng từ liên quan đến Ngân hàng
Đây là loại chứng từ kế toán được thể hiện qua các dạng như:
- – Giấy Báo Nợ hoặc Báo Có của Ngân hàng.
- – Sec tiền mặt: đây là loại chứng từ được sử dụng khi doanh nghiệp phát hành sec và yêu cầu nhân viên của mình đi rút tiền từ ngân hàng nhằm mục đích nhập quỹ tiền mặt.
- – Ủy nhiệm chi: được sử dụng khi thanh toán cho các nhà cung ứng nguyên vật liệu, hàng hóa bằng hình thức chuyển khoản qua tài khoản ngân hàng.
- – Chuyển tiền nội bộ: được sử dụng để xác nhận việc chuyển tiền từ một tài khoản tiền Việt Nam đồng sang một tài khoản ngoại tệ khác.
- – Tiền đang chuyển: là loại chứng từ kế toán thể hiện việc tiền của người gửi đang trong quá trình chuyển đến tài khoản của người nhận – các nhà cung ứng hàng hóa, dịch vụ,…
Chứng từ liên quan đến Mua/ Bán hàng
- – Hoá đơn bán hàng được sử dụng với ý nghĩa là ghi lại việc bán thành công các sản phẩm, hàng hoá và người kế toán đã ghi nhận vào doanh thu.
- – Hoá đơn mua hàng là loại chứng từ ghi lại việc mua hàng hóa, sản phẩm.
- – Hàng bán trả lại là chứng từ đi kèm với hoá đơn trả lại hàng của khách hàng. Chúng sẽ được sử dụng cho các sản phẩm đã bán rồi nhưng bị khách trả lại.
- – Hàng mua trả lại là chứng từ đi kèm với hoá đơn đầu ra ghi lại việc mua hàng hoá nhưng trả lại nhà cung cấp vì một lý do nào đó.
- – Các chứng từ kế toán thể hiện qua Hóa đơn GTGT đầu vào/ đầu ra/ Tờ khai hải quan/ Phiếu Nhập / Xuất Kho/ Biên bản bàn giao/ Báo giá/ Đơn đặt hàng/ Hợp đồng kinh tế/ Biên Bản Thanh lý Hợp đồng/ Chứng từ xuất nhập khẩu.
Chứng từ liên quan đến tiền lương
Đó là các loại chứng từ kế toán như Hợp đồng lao động, Các quy chế/quy định, Bảng chấm công; Bảng tính lương; Bảng thanh toán tiền lương nhân viên,…
Chứng từ liên quan đến chi phí, doanh thu
Là những chứng từ thể hiện qua phiếu kế toán.
Nội dung của chứng từ kế toán
Theo quy định tại Điều 16 Luật Kế toán 2015, chứng từ kế toán phải được lập một cách rõ ràng, đầy đủ, chính xác và kịp thời để có thể thuận lợi cho việc kiểm tra, kiểm soát và đối chiếu. Cụ thể, nội dung của chúng sẽ bao gồm những chi tiết sau:
– Tên gọi và số hiệu chứng từ;
– Thời gian lập (gồm ngày, tháng, năm);
- – Tên và địa chỉ của cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân lập và nhận chứng từ kế toán đó;
- – Nội dung tóm tắt của nghiệp vụ kinh tế và khoản tài chính phát sinh;
– Số lượng, đơn giá, số tiền của nghiệp vụ kinh tế đó ghi bằng số; tổng số tiền dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và cả bằng chữ;
– Chữ ký và họ tên của người lập, người duyệt chứng từ và những người có liên quan đến chứng từ kế toán đó.
Ngoài những nội dung chủ yếu chúng tôi đã kể trên thì tuỳ từng loại chứng từ kế toán khác nhau mà chúng có thể có thêm những nội dung bổ sung khác nữa. Chẳng hạn như phương thức thanh toán, phương thức bán hàng,…
Các đơn vị kế toán trong hoạt động kinh doanh sẽ được chủ động xây dựng, thiết kế biểu mẫu chứng từ. Tuy nhiên, việc này phải đảm bảo đầy đủ các nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán theo quy định của pháp luật hiện hành, đồng thời phải phù hợp với những đặc điểm về hoạt động và yêu cầu của đơn vị mình trừ trường hợp pháp luật quy định khác.
Về vấn đề chữ ký: ngoài chữ ký của người lập thì các chứng từ mà phản ánh nghiệp vụ kinh tế thể hiện quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân với nhau thì phải có cả chữ ký của người chịu trách nhiệm về tính chính xác của nghiệp vụ, người kiểm soát, người phê duyệt, đóng dấu của đơn vị, doanh nghiệp.
Ngoài ra, pháp luật cũng quy định các trường hợp của người khiếm thị là người bị mù hoàn toàn thì khi ký chữ ký vào chứng từ bắt buộc phải có người sáng mắt của đơn vị phát sinh chứng từ chứng kiến việc này. Trường hợp với người khiếm thị không bị mù hoàn toàn thì vẫn thực hiện việc ký theo quy định tại Luật Kế toán.
Ý nghĩa của chứng từ kế toán
Không phải tự nhiên mà pháp luật lại quy định rất chặt chẽ về loại chứng từ này. Bởi chúng có ý nghĩa rất lớn đối với doanh nghiệp nói riêng và cả các cơ quan nhà nước nói chung, cụ thể như:
1. Lập chứng từ kế toán thể hiện sự ghi nhận một nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và đã hoàn thành hay chưa. Nhằm giúp đảm bảo tính hợp lệ và hợp pháp của nghiệp vụ đó.
2. Việc lập chứng từ này là để có thể tạo ra được căn cứ để kế toán ghi sổ nghiệp vụ phát sinh, dễ dàng cho việc quản lý, đối chiếu.
3. Ghi nhận việc một đơn vị hay một cá nhân nào đó sẽ phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về nghiệp vụ phát sinh tính chất pháp lý đó.
4. Chứng từ này cũng là căn cứ pháp lý chứng minh cho số liệu kế toán được thể hiện trên các tài liệu kế toán có hợp pháp hay không.
5. Đây đồng thời cũng là căn cứ để cho công tác kiểm tra việc thi hành mệnh lệnh sản xuất kinh doanh, tính hợp pháp của các nghiệp vụ, kịp thời phát hiện các sai phạm, các hành vi lãng phí tài sản của đơn vị trong quá trình thực hiện công việc. Là cơ sở để cơ quan tư pháp giải quyết các vụ tranh chấp, khiếu nại, tố cáo nếu có phát sinh tranh chấp.
6. Đồng thời, thông qua chứng từ này để làm căn cứ khi cơ quan có thẩm quyền kiểm tra tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế đối với nhà nước của đơn vị, doanh nghiệp.
7. Thông qua đó có thể xác định được trách nhiệm về nghiệp vụ phát sinh của cá nhân, đơn vị
Mẫu chứng từ kế toán
