Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ, hóa đơn điện tử ngày càng phổ biến. Việc nó dần thay thế cho hóa đơn giấy là điều hiển nhiên không chỉ vì nó có độ an toàn, chính xác cao mà hóa đơn điện tử còn có mã xác thực của cơ quan thuế nên nó không thể làm giả được. Cùng luật kế toán tìm hiểu nhé!
Hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử là việc tập hợp dữ liệu điện tử về hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, khởi tạo, sản xuất, truyền, nhận, lưu trữ và quản lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã đăng ký. Mã số thuế được cấp khi hàng hóa và dịch vụ được bán và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo Luật giao dịch điện tử.
Nguyên tắc đảm bảo của hóa đơn điện tử: Số hóa đơn đỏ được xác định theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn chỉ được lập và sử dụng một lần.
Các loại hóa đơn điện tử
Có nhiều loại hóa đơn điện tử, bao gồm: hóa đơn xuất khẩu, hóa đơn thuế giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng … Các loại hóa đơn khác như vé máy bay, thẻ, bảo hiểm … Các loại hóa đơn: thu ngân, thu vé máy bay, v.v. .., loại văn bản, …, hình thức và nội dung được xây dựng phù hợp với thông lệ quốc tế và pháp luật có liên quan.
Những thông tin cần có trên hóa đơn điện tử
Một hóa đơn đúng và hợp luật lệ cần có những thông tin sau:
Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn;
Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, người bán;
Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá của hàng hóa, dịch vụ; thành tiền ghi bằng cả chữ và số.
Chữ ký điện tử của người bán; ngày, tháng năm phát hành và gửi hóa đơn.
Quy định về hóa đơn điện tử theo quy định pháp luật
Một hóa đơn đúng và hợp luật lệ cần có những thông tin sau:
Loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, tên hàng hóa, số lượng, đơn giá hàng hoá, dịch vụ; phương thức thanh toán hàng hóa, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ.
Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán, người mua;
Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn.
Nếu bên mua là đơn vị kế toán thì ký điện tử theo quy định của pháp luật bên mua.
Hóa đơn được viết bằng Tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên dưới chữ Tiếng Việt và có kích cỡ nhỏ hơn hoặc có thể đặt trong dấu ngoặc ( ).
Những hóa đơn không cần chữ ký người mua hay dấu của người bán là các loại hóa đơn: điện, nước, dịch vụ ngân hàng, viễn thông,…
Theo Nghị định 123 (01/01/2022) quy định về số hoá đơn và ký hiệu hóa đơn như sau:
Đối với số hóa đơn:
Số hóa đơn được ghi bằng chữ số Ả-rập, tối đa 8 chữ số, bắt đầu từ số 1 đến số 99.999.999;
Số hoá đơn lập theo thứ tự từ nhỏ đến lớn trong cùng một ký hiệu hoá đơn và mẫu số hoá đơn;
Với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in thì số hoá đơn được in sẵn trên hoá đơn, người mua được sử dụng đến hết;
Đối với ký hiệu hóa đơn:
Ký tự đầu tiên là C hoặc K trong đó C là hoá đơn điện tử có mã của CQT, còn K là hoá đơn không có mã của CQT;
Hai ký tự tiếp theo là hai chữ số Ả rập ký hiệu là năm lập hóa đơn điện tử, dùng hai chữ số cuối của năm dương lịch lúc đó.
Ký tự tiếp theo có thể là một trong các chữ sau: T, D, L, M, N, B, G, H thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng.
So sánh hóa đơn điện tử với hóa đơn giấy
Về cơ bản, cả hai phương thức hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy sẽ có những điểm khác nhau về: Ký hiệu số Serial, chữ ký, nơi lưu trữ, liên hóa đơn, cách thức tra cứu.
Một số điểm khác nhau giữa hai hóa đơn:
Nếu hóa đơn giấy có ký hiệu trên hóa đơn là VC/15P thì hóa đơn điện tử lại có ký hiệu khác là VC/15E.
Nếu hóa đơn giấy có thể có nhiều liên đi kèm thì hóa đơn điện tử lại không có các liên đi kèm.
Nếu hóa đơn giấy dùng chữ ký tay thì hóa đơn điện tử lại sử dụng chữ ký số, được thiết lập chỉ với những thao tác đơn giản, có thể chứng thực, xác nhận thông tin người ký và chủ thể pháp luật của dữ liệu được ký số đó là ai một cách chính xác và dễ dàng, gần như không thể có trường hợp giả mạo chữ ký số.
Nếu hóa đơn giấy thường được lưu kho và có nguy cơ mất, cháy hỏng thì hóa đơn điện tử lại được lưu trữ hoàn toàn ở dạng dữ liệu số, trên hệ thống thông tin của doanh nghiệp quản lý.
Khi muốn tra cứu, với hóa đơn giấy bạn sẽ phải mất rất nhiều thời gian để tìm tài liệu trong khi đó khi dùng hóa đơn điện tử lại rất dễ dàng, chỉ cần tra cứu đúng từ khóa hóa đơn cần tìm trên hệ thống thông tin lưu trữ là bạn đã có thể tra ra một cách dễ dàng và nhanh chóng.
