Hóa đơn là minh chứng cho các hoạt động buôn bán và cung ứng hàng hóa giữa các đối tượng với nhau. Hóa đơn là chứng từ vô cùng quan trọng trong doanh nghiệp cũng như hộ kinh doanh. Có 3 loại hóa đơn được dùng trong doanh nghiệp là: hóa đơn điện tử, hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in. Vậy có sự khác biệt gì giữa 3 mẫu hóa đơn này và hóa đơn đặt in là hóa đơn gì cũng theo dõi bài viết sau đây nhá.
Thế nào là hóa đơn đặt in
Hóa đơn đặt in là được các tổ chức kinh doanh in theo mẫu để phục vụ cho hoạt động thương mại, cung ứng dịch vụ của mình. Hoặc được cơ quan thuế đặt in theo mẫu để bán cho các tổchức hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh.
Khi thực hiện các hoạt động thương mại giữa tổ chức và cá nhân kianh doanh với nhau, khi đó người bán lập bảng kê hàng háo , dịch vụ trên đó phải có chứa tên hàng hóa, dịch vụ sản phẩm giữa hai bên. là minh chứng cho công cuộ giao dịch thương mại
Đối với các cơ sở kinh doanh bán lẻ, với gái trị của hàng hóa dưới 200.000 đ thì không cần xuất hóa đơn , nếu như có sự yêu cầu của bên mua thì cần phỉa thực hiện.
Đối tượng sử dụng hóa đơn đặt in
Các đối tượng kinh doanh, tổ chức mới thành lập thuộc đối tượng tự in hóa đơn, hóa đơn đặt in phải theo mẫu quy định của bộ tài chính tại thông tư 39/2012/TT-BTC để phục vụ cho hoạt động kinh doanh, bán hàng, và cung ứng dịch vụ của mỗi loại hình kinh doanh khác của doanh nghiệp khác nhau
Tổ chứ, doanh nghiệp không thuộc đối tượng mua háo đơn của cơ quan thuế và được tạo hóa đơn đặt in để sử dụng cho các hoạt động thương mại của doanh nghiệp nghiệp theo quy định của thuế.
Ví dụ: doanh nghiệp F là doanh nghiệp theo quy định của luật thì doanh nghiệp F khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ vừa có bán hàng trong nước, vừa có xuất khẩu hàng hoa ra nước ngoài
Đặc điểm của hóa đơn đặt in
Trên hóa đơn đặt in bắt buộc phải có những yếu tố sau đây và được thể hiện trên cùng một mặt giấy.
+ Tên loại hóa đơn
Các sản phẩm bạn đã giao dịch cung ứng thương mại cho đôi bên, bên cạnh đó ngoài mua bán sản phẩm thương mại, bạn còn cung ứng dịch vụ hay các sản phẩm nhu cầu khác hợp lý theo dự hợp pháp của luật.
Ví dụ: hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng,….
+Ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn
Ký hiệu là dãy số và chữ cái thể hiện tên loại hóa đơn, liên hóa đơn, số thứ tự trong một nhiêu hóa đơn có nhiều mẫu.
Ví dụ: Doanh nghiệp F thông báo sẽ phát hành mẫu hóa đơn tự in 500 số , từ số 301 đến 800. Tuy nhiên kỳ kế toán kết thúc doanh nghiệp vẫn chưa sử dụng hết số hóa đơn này và không muốn sử dụng trong kỳ kế toán tiếp theo nữa, thì doanh nghiệp X thực hiện hủy hóa đơn và thông báo phát hành hóa đơn mới theo quy định
+ Tên liên hóa đơn
Tùy theo mỗi quy trình kế toán và tổ chức công tác kế toán của doanh nghiệp mà quy định hóa đơn sẽ có bao nhiêu liên nhiều hay ít tối thiểu 2 liên tối đa là 9 liên.
Liên 1: Lưu tại doanh nghiệp
Liên 2: Giao cho người mua
Liên 3 đối với cơ quan thuế cấp lẻ thì liên 3 sẽ lưu tại cơ quan thuế ,đối với trường hợp người tạo quy định thì được đặt tên theo công cụ.
+ Số thứ tự trên hóa đơn
+Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán, người mua”
+Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính số lượng và đơn giá hàng hóa dịch vụ, có được ghi bằng thành tiền và chữ số
+ Tên tổ chức nhận in hóa đơn tự in
Trong trường hợp thiếu một trong số thông tin đó là chữ ký như hóa đơn dịch vụ ngân hàng, viễn thông, điện nước.
Xem thêm tại hóa đơn đỏ
Quy trình đặt in hóa đơn đặt in
Trong quá trình hình thành doanh nghiệp và đưa ra quy trình tổ chức công tác kế toán, mỗi doanh nghiệp phải lập đơn đề nghị sử dụng mỗi loại hóa đơn theo quy định của thuế và luật kế toán
Bước 1: Đưa đơn đề nghị sử dụng hóa đơn đặt in
Doanh nghiệp hay tổ chức kinh doanh muốn đặt in hóa đơn lần đầu phải gửi trực tiếp văn bản đề nghị sử dụng hóa đơn đặt in đến cơ quan thuế, và được cơ quan thuế xác nhận bằng văn bản, thì doanh nghiệp hay tổ chức kinh doanh mới đặt in hóa đơn lần đầu
Theo quy định của thuế tiếp nhận bắt đầu nhận văn bản đề nghị sử dụng hóa đơn dặt in của doanh nghiệp hay tổ chức kinh doanh , thời hạn là 2 ngày cơ quan thuế phải đưa ra ý kiến về việc sử dụng hóa đơn đặt in theo yêu cầu của doanh nghiệp và tổ chức kinh doanh. Nếu qua 2 ngày chưa nhận được phản hồi của cơ quan thuế, thì cơ quan thuê phải có xác nhận không có ý kiến đối với việc sử dụng hóa đơn đạt in bằng văn bản
Bước 2: Cán bộ thuế tiến hành kiểm tra trụ sở của doanh nghiệp
Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, đăng ký dấy mộc của doanh nghiệp
Những tài sản, nơi hoạt động của doanh nghiệp chứng tỏ rằng doanh nghiệp đang hoạt động
Văn bản xác nhận quyền sử dụng trụ sở chính mà doanh nghiệp đang sử dụng là hợp pháp
Hợp đồng mua bán và cung cấp hàng hóa dịch vụ chứng tỏ doanh nghiệp có khách và nhu cầu xuất hóa đơn cho khách hàng
Bước 3: Doanh nghiệp hoặc tổ chức kinh donh tìm đơn vị để tiên hành hóa đơn đặt in
Tổ chức nhận in háo đơn phải là doanh nghiệp có dăng ký kinh doanh còn hiệu lực và có giấy phép hoạt động nghành in( bao gồm xuất bản phẩm và không xuất bản phẩm)
Bước 4: Thực hiện tủ tục phát hành hóa đơn đặt in
Xem thêm tại luật kế toán
