Khi bạn lựa chọn hình thức vay nợ và đến kì hạn trả lãi nhưng vẫn chưa có đủ khả năng trả. Thì các ngân hàng hay các doanh nghiệp hoặc cơ sở cho vay sẽ đưa đến cho bạn một thông báo về khoản nợ mà bạn cần trả và kèm theo đó là giấy báo nợ, nó chứa các thông tin về khoản nợ mà bạn đang vây hay chưa trả được. Hôm nay, chúng ta sẽ ghé thăm bài viết về nội dung này của luật kế toán.
Giấy báo nợ là gì
Giấy báo nợ là một loại chứng từ được sử dụng nhiều bởi một nhà cung cấp để thông báo chính xác và rõ ràng cho người mua về các nghĩa vụ về vấn đề trả nợ, hay là loại chứng từ đã được lập bởi người mua khi thực hiện việc trả lại hàng hóa vay mua.
Giấy báo nợ có thể giúp cung cấp các thông tin liên quan cần thiết đến hóa đơn thanh toán sắp tới hoặc có thể nó đóng một vai trò là lời nhắc nhở cho các khoản tiền đã sắp đến hạn phải thanh toán. Đối với nội dung là các mặt hàng được trả lại, tổng số tiền tín dụng đã thực hiện giải ngân có thể sẽ được đi kèm cùng với các loại hàng hóa được trả lại và lí do cho việc trả lại.
Trường hợp dùng giấy báo nợ
Một chứng từ cụ thể do người mua nêu ra và được sử dụng trong những tình huống cụ thể khi mà người mua muốn chỉ ra hay yêu cầu việc trả lại số tiền đã tiến hành trả cho người bán; nếu hàng hóa mà anh ta muốn nhận được là không đúng với ban đầu hay bị hư hỏng hoặc là để hủy bỏ toàn bộ các đơn đặt hàng đã thực hiện giao dịch. Người mua có thể thực hiện việc phát hành giấy ghi nợ hay giấy báo ghi nợ trong các tình huống cụ thể khác nhau và đó được xem như cách để đưa ra yêu cầu nhận được về nội dung liên quan đến giấy báo có từ người bán và không gì khác là ngoài bằng chứng nhằm hỗ trợ cho việc trả lại hàng hóa đó trong sổ kế toán của họ. Như đã đề cập ở phía bên trên, thì người mua có thể thực hiện việc tăng hay phát hành giấy báo nợ trong nhiều trường hợp cụ thể khác nhau, chẳng hạn như sau:
- Nếu hàng hóa cụ thể mà anh ta đã nhận được hay trường hợp không đúng hoặc có thể nó đã bị hư hỏng.
- Nếu người bán đã tính toán các phí cho anh ta nhiều hơn với mức giá đã được thỏa thuận giữa các bên.
- Nếu chi phí hay nội dung về mô tả sản phẩm đã được đề cập trong hóa đơn không có nội dung chính xác và trung thực.
Quy trình hạch toán khi nhận giấy báo nợ
a) Khi chúng ta nhận được chứng từ của Ngân hàng gửi đến, kế toán sẽ thực hiện khâu kiểm tra, đối chiếu với chính xác với chứng từ gốc kèm theo. Nếu có sự chênh lệch nào đó giữa số liệu ghi trên sổ kế toán của doanh nghiệp, số liệu ở chứng từ gốc với số liệu cụ thể trên chứng từ của Ngân hàng đưa cho thì doanh nghiệp phải nhanh chóng thông báo rõ cho Ngân hàng để cùng đối chiếu, xử lí, xác minh và điều chỉnh kịp thời. Cuối tháng, khi chưa xác định được nguyên nhân nào dẫn đến chênh lệch thì kế toán sẽ tiến hành ghi sổ theo số liệu của Ngân hàng ghi trên giấy báo Nợ, giấy báo Có hoặc bản sao kê. Số chênh lệch (nếu có) sẽ được ghi vào bên Nợ TK 138 “Phải thu khác” (1388) (nếu số liệu của bên kế toán lớn hơn số liệu của bên Ngân hàng) hoặc ghi vào bên Có TK 338 “Phải trả, phải nộp khác” (3388) (nếu nội dung là số liệu của bên kế toán nhỏ hơn số liệu của bên Ngân hàng). Sang tháng sau, chúng ta sẽ tiếp tục quá trình kiểm tra, đối chiếu, xác định rõ các nguyên nhân xảy ra để kịp thời điều chỉnh số liệu trên ghi sổ.
b) Ở những doanh nghiệp có các tổ chức, cơ cấu và bộ phận phụ thuộc không tổ chức công việc kế toán riêng, có thể tiến hành việc mở tài khoản chuyên thu, và chuyên chi hoặc mở tài khoản thanh toán phù hợp để tạo sự thuận tiện cho các công việc liên quan đến giao dịch, thanh toán. Kế toán phải thực hiện việc mở sổ chi tiết cụ thể theo từng loại tiền gửi (Đồng Việt Nam, ngoại tệ các loại).
c) Phải tiến hành tổ chức hạch toán về nội dung chi tiết số tiền gửi theo từng tài khoản ở Ngân hàng để có thể tiện cho việc tiến hành kiểm tra, và đối chiếu.
d) Khoản thấu chi ngân hàng sẽ không được tiến hành ghi âm trên các tài khoản tiền gửi ngân hàng mà sẽ được phản ánh tương tự như nội dung của khoản vay ngân hàng.
đ) Khi có phát sinh các giao dịch bằng hình thức ngoại tệ, kế toán phải thực hiện việc quy đổi ngoại tệ ra Đồng Việt Nam
e) Vàng tiền tệ được phản ánh trong tài khoản này là vàng đã được sử dụng với các chức năng như cất trữ giá trị, không bao gồm trong đó là các loại vàng đã được phân loại là hàng tồn kho sử dụng với các mục đích là nguyên vật liệu để phục vụ nhu cầu sản xuất sản phẩm hoặc sản xuất hàng hoá để bán, trong quá trình đó thì nhân viên thường sử dụng loại phiếu nhập kho và các loại giấy tồn kho để thực hiện việc thống kê. Việc quản lý và sử dụng giá trị từ vàng tiền tệ phải thực hiện theo đúng như các quy định hiện hành của pháp luật nước ta.
g) Tại tất cả các thời điểm cụ thể của việc thực hiện lập Báo cáo tài chính theo quy định hiện hành của pháp luật, doanh nghiệp phải thực hiện khâu đánh giá lại số dư của ngoại tệ và loại vàng tiền tệ
Các dạng của giấy báo nợ
Ngoài định dạng như thư, thì giấy báo nợ còn có thể được sử dụng dưới dạng là các loại biên lai để vận chuyển với hàng hóa nhận được. Mặc dù nội dung liên quan với số tiền đến hạn có thể được lưu ý, thanh toán cũng sẽ không được phép tiến hành cho đến khi có một hóa đơn chính thức và chính xác đã được gửi đến cho người mua. Điều này nó cho phép người mua có cơ hội tốt và thuận lợi trong việc trả lại hàng hóa và trong trường hợp cần thiết mà còn không phải thực hiện việc thanh toán trước.
Mẫu giấy báo nợ
Đây là loại giấy báo nợ được sử dụng rất phổ biến trong nhiều hoạt động của cuộc sống, hiểu thêm về loại giấy báo này để giúp công việc và các hoạt động được hiểu quả và nhanh chóng hơn.
