Trong quá trình thực hiện giao dịch với các khách hàng hay đối tác, các giao dịch này đều sẽ được sử dụng thông qua hệ thống kế toán ghi sổ kép và nhân viên sẽ được đào tạo để sử dụng nghiệp vụ này trong quá trình thực hiện giao dịch của mình. Hôm nay, chúng ta sẽ cùng với luật kế toán đến với thông tin về ghi sổ kép và những lưu ý khi ghi sổ kép.
Khái niệm sổ kép
Ghi sổ kép trong tiếng Anh gọi là: Double Entry
Ghi sổ kép là việc ghi vào ít nhất hai tài khoản để phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đúng ảnh hưởng mà nghiệp vụ đó gây ra đối với các đối tượng kế toán. Các thông tin này đều sẽ được ghi sổ kế toán để quản lí thông tin.
Mỗi một nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp bao giờ cũng liên quan ít nhất đến hai đối tượng kế toán, mà mỗi đối tượng kế toán được mở một tài khoản riêng biệt để theo dõi, do đó mỗi một nghiệp vụ kinh tế phát sinh sẽ liên quan ít nhất đến hai tài khoản.
Do đó, ghi sổ kép hay còn gọi là ghi kép thực chất là phương pháp ghi chép số tiền của nghiệp vụ kinh tế vào các tài khoản có liên quan căn cứ vào nội dung kinh tế của nghiệp vụ.
Phương pháp ghi sổ kép
Phương pháp ghi sổ kép hay ghi trên tài khoản là phương pháp phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh lên tài khoản kế toán theo các quan hệ đối ứng bằng cách ghi ít nhất 2 lần cùng 1 số tiền phát sinh lên ít nhất 2 tài khoản kế toán có quan hệ đối ứng với nhau. Thực chất là ghi Nợ tài khoản này và ghi Có tài khoản khác có quan hệ đối ứng với nó với cùng một số tiền.
Việc ghi sổ kép cần tuân thủ các nguyên tắc sau:
-Xác định tài khoản ghi Nợ trước, tài khoản ghi Có sau
-Tổng số tiền ghi vào bên Nợ của các tài khoản phải bằng tổng số tiền ghi vào bên Có của các tài khoản trong cùng 1 định khoản
-Một định khoản phức tạp có thể tách thành các định khoản giản đơn nhưng không được gộp các định khoản giản đơn thành 1 định khoản phức tạp.
Quy trình định khoản: học kế toán thực hành
-Xác định đối tượng kế toán xuất hiện trong mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh trên chứng từ
-Xác định tính chất tăng, giảm của từng đối tượng
-Xác định các tài khoản kế toán sẽ sử dụng
-Xác định tài khoản và số tiền ghi Nợ, ghi Có
Xem thêm phương pháp ghi sổ cái
Ví dụ minh họa về ghi sổ kép
Ví dụ 1: Rút tiền gửi ngân hàng nhập quĩ tiền mặt 500.000.
Phân tích nghiệp vụ:
– Nghiệp vụ này liên quan đến hai đối tượng là tiền gửi ngân hàng và tiền mặt nên sẽ được ghi chép vào hai tài khoản: Tiền mặt và Tiền gửi ngân hàng.
– Tài khoản tiền mặt và tiền gửi ngân hàng đều thuộc loại tài khoản tài sản nên có kết cấu tăng bên nợ, giảm bên có.
– Rút tiền gửi ngân hàng làm tiền gửi ngân hàng giảm nên ghi bên có tài khoản tiền gửi ngân hàng. Nhập quĩ tiền mặt làm cho tiền mặt tăng nên ghi tăng vào bên nợ tài khoản tiền mặt.
Như vậy, nghiệp vụ trên sẽ được ghi chép vào hai tài khoản Tiền mặt và tài khoản Tiền gửi ngân hàng như sau:
Ví dụ 2: Vay ngắn hạn ngân hàng trả nợ người bán 1.000.000
Phân tích nghiệp vụ:
– Nghiệp vụ này liên quan đến hai đối tượng là vay ngắn hạn và phải trả người bán nên sẽ được ghi chép vào hai tài khoản: vay ngắn hạn và phải trả người bán.
– Tài khoản vay ngắn hạn và phải trả cho người bán đều thuộc loại tài khoản nguồn vốn nên có kết cấu tăng bên có, giảm bên nợ.
– Vay ngắn hạn ngân hàng làm cho nợ vay ngắn hạn tăng nên ghi vào bên có tài khoản vay ngắn hạn. Trả nợ người bán làm cho phải trả người bán giảm, ghi vào bên nợ tài khoản phải trả người bán.
Như vậy, nghiệp vụ trên sẽ được ghi chép vào hai tài khoản Vay ngắn hạn và tài khoản phải trả người bán như sau:
Ghi sổ kép là hình thức sử dụng tương đối nhiều trong các giao dịch giữa 2 bên và đây là phương pháp hiệu quả để quản lí và kiểm tra số liệu trong quá trình giao dịch giữa các bên với nhau. Hi vọng những thông tin trên đây sẽ đem lại cho các bạn những điều giá trị và bổ ích.
