Trong quá trình làm nhân viên kế toán cho các doanh nghiệp và công ty tài chính, bạn phải sử dụng đến các nghiệp vụ về chuyên ngành kế toán và kĩ năng xử lí số liệu. Hôm nay, luật kế toán sẽ hướng dẫn cho bạn một nghiệp vụ thường xuyên được sử dụng đối với kế toán viên đó là cách ghi sổ kế toán sao cho đúng theo quy định hiện hành của pháp luật.
Khái niệm sổ kế toán
Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn vị kế toán.
Sổ kế toán là những tờ sổ được xây dựng theo những mẫu nhất định có liên hệ chặt chẽ với nhau, dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế theo đúng phương pháp kế toán, trên cơ sở số liệu của chứng từ kế toán, nhằm cung cấp thông tin phục vụ công tác lãnh đạo và quản lý các hoạt động kinh tế tài chính trong đơn vị.
Sổ kế toán là sổ dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan của tổ chức, cá nhân thuộc diện áp dụng Luật kế toán.
Tổ chức, cá nhân lập sổ kế toán gọi là đơn vị kế toán. Sổ kế toán phải ghi rõ họ tên đơn vị kế toán; tên sổ; ngày tháng năm lập sổ, ngày tháng năm khoá sổ; chữ kí của người lập sổ; kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán; số trang; đóng dấu giáp lai.
Các hình thức ghi sổ kế toán
Có 5 hình thức ghi sổ kế toán mà mọi nhân viên kế toán cần biết
Sổ kế toán theo hình thức nhật kí chung
Với hình thức ghi sổ kế toán này, tất cả các nghiệp vụ kinh tế – tài chính phát sinh của doanh nghiệp cần phải được ghi vào sổ Nhật ký chung theo thứ tự thời gian và theo đúng định khoản kế toán của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu từ sổ Nhật ký chung này để ghi vào sổ cái tương ứng với nghiệp vụ phát sinh. Đây là hình thức ghi sổ kế toán được nhiều doanh nghiệp áp dụng nhất hiện nay
Sổ kế toán theo hình thức chứng từ – ghi sổ
Với hình thức này, căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán là chứng từ ghi sổ. Việc ghi sổ kế toán sẽ bao gồm: ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ và ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái.
Sổ kế toán theo hình thức nhật kí – sổ cái
Các nghiệp vụ kinh tế – tài chính phát sinh của doanh nghiệp được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo tài khoản kế toán trong cùng một sổ tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký – sổ cái. Các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại là căn cứ được dùng để ghi sổ. Các số liệu cụ thể sẽ được đưa ra thông qua việc ghi sổ cái.
Sổ kế toán theo hình thức nhật kí – chứng từ
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế – tài chính phát sinh từ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp có phản ánh trên chứng từ kế toán sẽ được phân loại – ghi vào sổ Nhật ký – chứng từ theo bên “Nợ” – “Có” của các tài khoản kế toán liên quan và tương ứng.
Sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy tính
Hình thức ghi sổ kế toán trên máy vi tính chính là việc sử dụng các phần mềm kế toán chuyên dụng. Các phần mềm kế toán đang dùng hiện nay được thiết kế theo 1 trong các hình thức ghi sổ được Tuyencongnhan.vn đã liệt kê trên đây hoặc kết hợp của nhiều hình thức với nhau.
xem thêm cách ghi sổ kép và các thông tin về ghi sổ kép
Nội dung ghi sổ kế toán
Theo Điều 24 Luật kế toán năm 2015 quy định như sau:
” 2. Sổ kế toán phải ghi rõ tên đơn vị kế toán; tên sổ; ngày, tháng, năm lập sổ; ngày, tháng, năm khóa sổ; chữ ký của người lập sổ, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán; số trang; đóng dấu giáp lai.
3. Sổ kế toán phải có các nội dung chủ yếu sau đây:
a) Ngày, tháng, năm ghi sổ;
b) Số hiệu và ngày, tháng, năm của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ;
c) Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
d) Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ghi vào các tài khoản kế toán;
đ) Số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ.
4. Sổ kế toán gồm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.
5. Bộ Tài chính quy định chi tiết về sổ kế toán.”
Các đơn vị phải tuân thủ những quy định của chế độ kế toán hiện hành về sổ kế toán. Hệ thống kế toán doanh nghiệp đã ban hành các mẫu sổ kế toán chủ yếu cho các đơn vị kế toán trong đó được chia thành hai loại:
+ Mẫu sổ kế toán bắt buộc: Được sử dụng cho tất cả các đơn vị kế toán, trong quá trình thực hiện các đơn vị không được tùy ý thay đổi mẫu sổ kế toán.
+ Mẫu sổ kế toán có tính chất hướng dẫn: Các đơn vị căn cứ vào tình hình quản lý cụ thể của đơn vị, căn cứ vào những quy định: Bộ Tài chính đã xây dựng các mẫu sổ kế toán có tính chất hướng dẫn cho các đơn vị kế toán, tùy theo yêu cầu quản lý, trình độ quản lý và các điều kiện cụ thể của từng đơn vị, các đơn vị căn cứ vào mẫu sổ kế toán đã được hướng dẫn để xây dựng mẫu sổ kế toán phù hợp với điều kiện thực tế của đơn vị.
Những lưu ý khi ghi sổ kế toán
Quy định về mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và lưu trữ sổ kế toán được quy định tại Điều 26 Luật kế toán 2015, theo đó:
– Sổ kế toán phải mở vào đầu kỳ kế toán năm; đối với đơn vị kế toán mới thành lập, sổ kế toán phải mở từ ngày thành lập.
Người đại diện theo pháp luật và kế toán trưởng của doanh nghiệp có trách nhiệm ký duyệt các sổ kế toán. Sổ kế toán có thể đóng thành quyển hoặc để tờ rời.
– Đơn vị kế toán phải căn cứ vào chứng từ kế toán để ghi sổ kế toán.
– Sổ kế toán phải được ghi kịp thời, rõ ràng, đầy đủ theo các nội dung của sổ. Thông tin, số liệu ghi vào sổ kế toán phải chính xác, trung thực, đúng với chứng từ kế toán.
– Việc ghi sổ kế toán phải theo trình tự thời gian phát sinh của nghiệp vụ kinh tế, tài chính. Thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán của năm sau phải kế tiếp thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán của năm trước liền kề. Sổ kế toán phải được ghi liên tục từ khi mở sổ đến khi khóa sổ.
– Thông tin, số liệu trên sổ kế toán phải được ghi bằng bút mực; không ghi xen thêm vào phía trên hoặc phía dưới; không ghi chồng lên nhau; không ghi cách dòng; trường hợp ghi không hết trang phải gạch chéo phần không ghi; khi ghi hết trang phải cộng số liệu tổng cộng của trang và chuyển số liệu tổng cộng sang trang kế tiếp.
– Đơn vị kế toán phải khóa sổ kế toán vào cuối kỳ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính và trong các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.
– Đơn vị kế toán được ghi sổ kế toán bằng phương tiện điện tử. Trường hợp ghi sổ kế toán bằng phương tiện điện tử thì phải thực hiện các quy định về sổ kế toán tại Luật kế toán 2015, trừ việc đóng dấu giáp lai.
Trên đây là các thông tin cần thiết về sổ kế toán cùng với hướng dẫn giúp bạn viết sổ kế toán theo đúng quy định của pháp luật hiện hành. Chúc các bạn sẽ có được thành công trong công việc kế toán và ghi sổ này.
