Trong quá trình lưu thông tin và số liệu thông qua các hoạt động giao dịch tại các doanh nghiệp hay công ty tài chính, chúng ta sẽ ghi chép chúng vào một số loại sổ có chức năng nhật định có liên quan. Hôm nay chúng ta sẽ cùng với luật kế toán tìm hiểu về cách ghi sổ cái theo quy định cùng những lưu ý trong đó.
Thế nào là sổ cái
“Sổ cái kế toán là gì” – câu hỏi của những người làm kế toán sẽ thắc mắc khi lần đầu gặp khái niệm này. Sổ cái hay còn gọi là ledger trong thuật ngữ Tiếng Anh là sổ kế toán tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong niên độ kế toán theo tài khoản kế toán (tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, doanh thu, chi phí sản xuất kinh doanh, thu nhập khác,…). Mỗi tài khoản nếu trên được mở một hoặc một số trang liên tiếp trên sổ cái sao cho đủ để ghi chép trong một niên độ kế toán (tháng, quý, năm). Nói ngắn gọn, sổ cái kế toán chính là sổ kế toán tổng hợp – là nơi ghi chép lại toàn bộ quá trình giao dịch của doanh nghiệp theo từng loại tài khoản khác nhau.
Số liệu kế toán trên sổ cái sẽ được tổng hợp và khóa sổ vào cuối kì để ghi sổ cái, từ đó phản ánh được tình hình tài sản, vốn và kinh doanh của Doanh nghiệp. Số liệu đó cũng được so sánh đối chiếu với các số liệu thống kê để kiểm tra về sự chênh lệch từ đó biết được tình hình Doanh nghiệp tổng quát và chính xác hơn. Các thông tin quan trọng sẽ được ghi sổ kế toán và đôi khi sẽ xuất hiện hình thức giao dịch có sử dụng ghi sổ kép
Phương pháp ghi sổ cái
- Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó Chứng từ ghi sổ được sử dụng để ghi Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
- Hàng ngày, căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào Sổ Cái ở các cột phù hợp.
- Cuối mỗi trang phải cộng tổng số tiền theo từng cột và chuyển sang đầu trang sau.
Cuối tháng, quý, năm kế toán phải khoá sổ, cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có, tính ra số dư và cộng luỹ kế số phát sinh từ đầu quý, đầu năm của từng tài khoản để làm căn cứ lập Bảng Cân đối số phát sinh và Báo cáo tài chính.
Cách ghi sổ Cái được quy định thống nhất theo mẫu ban hành trong chế độ này.
Cách ghi Sổ Cái được quy định như sau:
- Cột A: Ghi ngày, tháng ghi sổ.
- Cột B, C: Ghi số hiệu và ngày, tháng lập của chứng từ kế toán được dùng làm căn cứ ghi sổ.
- Cột D: Ghi tóm tắt nội dung nghiệp vụ phát sinh.
- Cột E: Ghi số trang của sổ Nhật ký chung đã ghi nghiệp vụ này.
- Cột G: Ghi số dòng của sổ Nhật ký chung đã ghi nghiệp vụ này.
- Cột H: Ghi số hiệu của các tài khoản đối ứng liên quan đến nghiệp vụ phát sinh với tài khoản trang Sổ Cái này (Tài khoản ghi Nợ trước, tài khoản ghi Có sau).
- Cột 1, 2: Ghi số tiền phát sinh bên Nợ hoặc bên Có của Tài khoản theo từng nghiệp vụ kinh tế.
Đầu tháng, ghi số dư đầu kỳ của tài khoản vào dòng đầu tiên, cột số dư (Nợ hoặc Có). Cuối tháng, cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có, tính ra số dư và cộng luỹ kế số phát sinh từ đầu quý của từng tài khoản để làm căn cứ lập Bảng Cân đối số phát sinh và báo cáo tài chính.
Các hình thức ghi sổ cái
Mặc dù sự ra đời và phân loại này đều phục vụ cho mục đích chung là giúp cho các kế toán viên hệ thống hóa được các giao dịch một cách tốt nhất nhưng căn cứ vào điều kiện, quy mô và đặc điểm của mỗi doanh nghiệp mà công ty đó sẽ lựa chọn cho mình các hình thức ghi sổ cái phù hợp.
– Hình thức kế toán nhật ký chung
– Hình thức kế toán nhật ký – sổ cái
– Hình thức kế toán trên máy vi tính
– Hình thức kế toán nhật ký chứng từ
– Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ
Trong những hình thức nêu trên, có các mẫu sổ cái thông dụng được sử dụng nhiều nhất là sổ cái tài khoản theo hình thức nhật ký chung và kế toán nhật ký chứng từ. Hi vọng các thông tin phía trên sẽ giúp ích cho các bạn trong quá trình làm việc và học tập cũng như tìm hiểu về cách ghi sổ cái.
