Liên quan đến các giấy tờ về xuất nhập hàng hóa chúng ta có thể sử dụng đến chừng từ xuất nhập khẩu, nó là một dạng chứng từ để thống kê và kiểm tra quá trình đưa hàng hóa về hay xuất đi 1 cách chi tiết và cụ thể. Hôm nay, chúng ta cùng tham khảo qua với luật kế toán về chừng từ này và mẫu chứng từ liên quan đến xuất nhập khẩu mới nhất theo tìm hiểu của chúng tôi.
Chứng từ xuất nhập khẩu là gì?
Bộ chứng từ xuất nhập khẩu sẽ bao gồm những giấy tờ cần thiết trong việc hoàn thành quá trình xuất hay nhập khẩu một lô hàng hóa nào đó.
Để tiến hành việc nhập khẩu hay xuất khẩu một mặt hàng, ta sẽ cần một bộ chứng từ xuất nhập khẩu đi kèm nhằm chứng minh cho việc này là điều cần thiết. Bộ chứng từ xuất nhập khẩu giúp cho quá trình thanh toán tiền hàng luôn được diễn ra một cách minh bạch, rõ ràng và hỗ trợ cho việc đổi trả hay tiến hành khiếu nại thuận lợi hơn. Nhìn chung, những chứng từ cơ bản cần trong bộ hồ sơ này là những chứng cứ dùng để xác thực việc chấp nhận hợp đồng hay xác nhận về vấn đề liên quan đến người bán giao hàng, bảo hiểm hàng hóa, vận tải hay làm các thủ tục hải quan…
Có những chứng từ xuất phát từ phía xuất khẩu như (invoice, packing list, CO…), hay do người nhập thực hiện (L/C), hoặc cả 2 bên có thể làm (hợp đồng, tờ khai)… Do vậy, tùy vào vai trò trong đó bạn là người bán hay là người mua hàng, mà việc chuẩn bị các chứng từ xuất nhập khẩu có liên quan khác nhau cần để hỗ trợ cho quá trình trao đổi diễn ra suôn sẻ.
Cũng cần lưu ý, bộ chứng từ xuất nhập khẩu sẽ không có nhiều điểm hoàn toàn giống với bộ hồ sơ dùng cho hải quan. Thông thường, hồ sơ hải quan (hàng thương mại) sẽ chứa các tờ khai hải quan và một số loại chứng từ về xuất nhập khẩu như: hợp đồng, C/O hay invoice, Packing List…
Bộ chứng từ xuất nhập khẩu gồm những gì
Đây là những giấy tờ hay tài liệu có liên quan mà gần như bắt buộc phải có đối với tất cả các lô hàng muốn xuất nhập.
Hợp đồng thương mại (Contract) là loại văn bản thỏa thuận tiến hành giữa người mua và người bán về các nội dung liên quan như: thông tin người mua & người bán, thông tin về các loại hàng hóa, điều kiện về cơ sở giao hàng hay thanh toán hàng hóa và dịch vụ đi kèmv.v…
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): chứng từ này do người xuất khẩu phát hành để lấy tiền từ người mua cho lô hàng đã bán theo thỏa thuận rõ ràng nằm trong hợp đồng giữa các bên. Chức năng chính của các loại hóa đơn là chứng từ thanh toán cần thể hiện rõ các nội dung quan trọng như: đơn giá, tổng số tiền, thông tin ngân hàng người hưởng lợi hay về phương thức thanh toán.
Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List): là loại chứng từ dùng để thể hiện cách thức tiến hành việc đóng gói của lô hàng. Qua đó, người đọc có thể dễ dàng biết lô hàng có bao nhiêu kiện hay trọng lượng và dung tích thế nào để tiến hành thống kê.
Vận đơn (Bill of Lading): Là chứng từ xác nhận liên quan đến việc hàng hóa xếp lên các phương tiện vận tải (tàu biển hoặc máy bay) dùng để vận chuyển. Với vận đơn đường biển gốc, nó còn có chứa các chức năng về sở hữu với hàng hóa ghi trên loại hàng đó.
Tờ khai hải quan (Customs Declaration): chứng từ dùng để tiến hành việc kê khai các hàng hóa xuất nhập khẩu với cơ quan hải quan để hàng có đầy đủ những điều kiện để dễ dàng xuất khẩu hoặc nhập khẩu vào một quốc gia nào đó.
Chứng từ thường có
Những chứng từ dưới đây là loại chứng từ có thể có hoặc không, tùy theo các trường hợp thực tế đối với từng hợp đồng thương mại.
- Tín dụng thư (L/C): thư do ngân hàng viết ra theo yêu cầu cụ thể của người nhập khẩu, trong đó là việc cam kết trả tiền cho người xuất khẩu trong một khoảng thời gian có độ dài nhất định, trong trường hợp nếu người xuất khẩu có thể xuất trình được bộ chứng từ hợp lệ.
- Chứng từ bảo hiểm (Insurance Certificate): bao gồm các đơn bảo hiểm, giấy tờ về chứng nhận bảo hiểm. Tùy theo điều kiện về cơ sở giao hàng (ví dụ: CIF hay FOB), mà việc tiến hành mua bảo hiểm do người bán hay người mua sẽ đảm nhiệm. Thực tế thì nhiều chủ hàng sẽ không mua bảo hiểm để có thể giảm mức chi phí tối đa bỏ ra.
- Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O): là chứng từ cho biết về nguồn gốc xuất xứ của các loại hàng hóa được sản xuất tại những vùng lãnh thổ, hay quốc gia khác nhau. Điều này có vai trò quan trọng với chủ hàng, khi C/O giúp họ được thoải mái hưởng thuế ưu đãi đặc biệt, hay được giảm thuế rất nhiều.
- Chứng thư kiểm dịch (Phytosanitary Certificate): Là loại chứng nhận do cơ quan kiểm dịch (động vật hoặc thực vật) cấp cho đơn vị chuẩn bị xuất nhập khẩu, để xác nhận cho lô hàng xuất nhập khẩu đã được trải qua quá trình kiểm dịch nghiêm ngặt và an toàn. Mục đích của công việc này là để ngăn chặn các nguy cơ về sự lây lan của dịch bệnh giữa các quốc gia, vùng lãnh thổ, quốc gia khác nhau.
Các loại chứng từ xuất nhập khẩu
Căn cứ vào chức năng, chúng ta sẽ chia chứng từ xuất nhập khẩu thành nhiều loại như: Chứng từ hàng hóa, chứng từ kho hàng và chứng từ hải quan, bên cạnh đó là chứng từ vận tải, chứng từ bảo hiểm
-Chứng từ hàng hóa: hóa đơn về thương mại, liên quan đến bảng kê chi phí, hay phiếu đóng gói, các loại giấy chứng nhận số lượng và chất lượng, trọng lượng hàng hóa.
-Chứng từ vận tải: Là những chứng từ do đơn vị vận tải thực hiện xác nhận cho bên nhận là đã nhận hàng để chuyên chở. Thông thường sẽ bao gồm:
- Vận đơn đường biển (Bill of Lading): Biên lai về thuyền phó (Mate’s receipt), biên lai liên quan đến cảng; Giấy gửi hàng bằng đường biển (seaway bill), Phiếu gửi hàng (Shipping note) hay Biên bản báo cáo về hàng đổ vỡ hư hỏng (Cargo outturn Report- COR),…
- Vận đơn về vận chuyển đường hàng không
- Vận đơn về vaanh chuyển đường sắt (đường bộ)
-Chứng từ bảo hiểm: Chứng từ bảo hiểm là chứng từ do người bảo hiểm cấp cho người có nhu cầu được bảo hiểm nhằm hợp thức hóa hợp đồng liên quan đến bảo hiểm và dùng để điều tiết các mối quan hệ giữa tổ chức bảo hiểm và người được bảo hiểm bảo vệ. Trong mối quan hệ này thì tổ chức bảo hiểm sẽ nhận bồi thường cho những tổn thất xảy ra nếu xuất hiện những rủi ro mà hai bên đã thảo thuận trong hợp đồng bảo hiểm, còn đối với người được bảo hiểm sẽ phải nộp cho người bảo hiểm một số tiền nhất định được gọi là phí bảo hiểm.
-Chứng từ kho hàng: các giấy tờ liên quan đến bộ phận kho hàng như nguồn gốc, bảo quản, số lượng, chất lượng, kiểm định,…
-Chứng từ hải quan: Chứng từ nằm trong hồ sơ hải quan là chứng từ giấy hoặc chứng từ điện tử. Chứng từ điện tử phải bảo đảm tính toàn vẹn và thuộc khuôn dạng đúng chuẩn theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Hồ sơ hải quan được nộp, sau đó là xuất trình cho cơ quan hải quan tại trụ sở cơ quan hải quan. Bạn có thể tìm hiểu thêm về chứng từ khấu trừ thuế tncn trong việc giảm thiểu các loại thế cá nhân.
Những điều cần lưu ý khi làm chứng từ xuất nhập khẩu
Xin giấy phép về xuất – nhập khẩu hàng hóa của các bên.
Kiểm tra về chất lượng của hàng hóa và giao/ nhận hàng xuất – nhập khẩu mỗi bên.
Thuê phương tiện vận tải cụ thể đối với hàng hóa.
Mua bảo hiểm (nếu có) cho quá trình vận chuyển và bảo quản hàng hóa.
Làm thủ tục hải quan có liên quan.
Xác nhận hình thức thanh toán cụ thể.
Giải quyết các tranh chấp phát sinh nếu có.
Trên đây là những thông tin mà bạn cần lưu ý khi tiến hành xuất nhập khẩu bất kì 1 loại sản phẩm hàng hóa nào đó. Để đảm bảo thuận lợi và nhanh chóng thì bạn cần đáp ứng cụ thể các tiêu chí trên.
