Trong quá trình làm việc với các loại giấy tờ và chứng từ gốc của nhiều đơn vị liên kết với tổ chức của chúng ta, nhân viên kế toán sẽ xem xét và ghi lại các thông tin từ các chứng từ này. Hôm nay chúng ta sẽ cùng với luật kế toán tìm hiểu các vấn đề liên quan đến chứng từ ghi sổ và cách để bạn có thể làm chứng từ này một cách hiệu quả.
Chứng từ ghi sổ là gì?
Chứng từ ghi sổ chính là một khái niệm cụ thể và rõ ràng dùng để chỉ loại chứng từ dùng để tập hợp các số liệu của nhiều chứng từ gốc theo từng loại sự việc khác nhau và ghi rõ nội dung vào sổ cho từng sự việc ấy. Người nhân viên kế toán dựa có thể dựa vào chứng từ hoặc bảng tổng hợp cùng loại, cùng nội dung kinh tế để có thể lập chứng từ ghi sổ nhanh chóng và rõ ràng.
Bên cạnh đó, nó còn có thể được sử dụng dùng để lập chứng từ gốc hoặc lập ra nhiều chứng từ gốc, nhưng những nội dung nghiệp vụ về kinh tế phát sinh hoặc đã hoàn thành cần phải tương ứng với nhau.
Lí do cần làm chứng từ ghi sổ
Hình thức kế toán nàylà loại hình thức phù hợp với mọi loại quy mô của đơn vị kế toán hay kết cấu sổ sách, vì hình thức này là khá đơn giản, dễ ghi chép nên rất phù hợp với các điều kiện cụ thể về việc kế toán trong quá trình làm việc thủ công và áp dụng máy vi tính.
Căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán thuộc vào cùng loại đã được kiểm tra đảm bảo tính hợp pháp rõ ràng, hợp lệ và hợp lý thì chúng sẽ được sử dụng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập “Chứng từ ghi sổ”. Căn cứ vào “Chứng từ ghi sổ” chúng ta có thể ghi vào “Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ”, sau đó bắt đầu được dùng để ghi vào loại “Sổ cái”. Các chứng từ kế toán sau khi sử dụng vào quá trình làm căn cứ lập “Chứng từ ghi sổ” chúng sẽ được dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan đến nhau. Bên cạnh đó ta cũng có chứng từ xuất nhập khẩu phục vụ cho các chứng từ cần thống kê cùng với các giấy tờ liên quan.
Các thông tin ghi trong chứng từ sẽ được tiến hành xem xét và đối chiếu 1 cách cụ thể và chính xác với chứng từ gốc để có thể dễ dàng xác minh và đánh giá một cách khách quan về các giao dịch cũng như các khoản chi ra chi vào trong quá trình hoạt động và làm việc của tổ chức. Nó cho chúng ta thấy 1 cái nhìn rõ ràng và cụ thể về các vấn đề mà tổ chức, công ty đang gặp phải, ngoài ra nó còn thể hiện, phản ánh tình trạng hoạt động kinh doanh của công ty, doanh nghiêp có tốt và ổn định hay không. Từ đó, người điều hành có thể đưa ra các phương án giảm thiểu các vấn đề bất cập trong quá trình làm việc của các nhân viên trong tổ chức mình.
Hình thức của chứng từ ghi sổ
Hình thức kế toán bằng việc ghi Chứng từ ghi sổ gồm có các loại sổ kế toán cụ thể và chi tiết sau: chứng từ ghi sổ; ; sổ cái; các sổ, thẻ kế toán chi tiết. sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
Chứng từ ghi sổ: do các kế toán thành phần lập ra trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc là Bảng tổng hợp các chứng từ kế toán cùng loại, có liên quan đến cùng một nội dung kinh tế; Số lượng chứng từ – ghi sổ cần lập tùy thuộc rõ ràng vào cách quản lý kế toán của mỗi đối tượng kế toán cụ thể.
Chứng từ được đánh cụ thể và chi tiết về số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc trong suốt cả năm (theo số thứ tự trong sổ đăng ký chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế toán phát sinh đính kèm, phải được bộ phận kế kế toán trưởng duyệt mới đủ căn cứ để ghi sổ kế toán cụ thể.
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: là 1 loại sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chú về các sổ theo thời gian, phản ánh rõ ràng toàn bộ các chứng từ ghi sổ đã lập trong kỳ; Sổ này vừa dùng để tiến hành đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hay quản lý các Chứng từ- ghi sổ đã lập và kiểm tra, so sánh số liệu với Sổ cái. Tất cả chứng từ ghi sổ sau khi đã tiến hành việc lập xong đều phải đăng ký ngay vào “Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ” để chúng ta có thể lấy số hiệu và ngày tháng chi tiết; Số hiệu của chứng từ được xác định một cách liên tục về ngày, tháng trên chứng từ ghi sổ tính theo mục đích về năm mở “Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ”.
Sổ cái: Là loại sổ dùng để phân loại chứng từ kế toán theo đối tượng hạch toán, ngoài ra nó còn dùng để hạch toán tổng hợp. Mỗi tài khoản sẽ được phản ánh cụ thể và chi tiết trên một sổ cái (có thể kết hợp phản ánh chi tiết) theo hình thức ít cột hoặc có thể là nhiều cột.
-Bảng cân đối tài khoản: Dùng để phản ánh tình hình diễn biến đầu kỳ, phát sinh trong kỳ và tình hình cuối kỳ có thể có của các loại tài khoản với mục đích là tiến hành kiểm tra tính chính xác của số liệu ghi sổ cũng như việc cung cấp thông tin cần thiết, rõ ràng và minh bạch cho quản lý về cả số phát sinh và số dư (nếu có) của các tài khoản đã tiến hành đăng ký mỗi năm. Quan hệ đối chiếu trong việc cân đối giữa “Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ” và Sổ cái hay có thể là Bảng cân đối kế toán.
Các sổ và thẻ kế toán cụ thể, chi tiết: Dùng để phản ánh rõ ràng các đối tượng cần hạch toán chi tiết như các vật liệu hay có thể là dụng cụ, tài sản cố định hoặc chi phí sản xuất, tiêu thụ..)
Cách lập chứng từ ghi sổ
(1) Hàng ngày (định kỳ) ta có thể căn cứ vào chứng từ gốc hợp pháp haycó thể phân loại, tổng hợp nhiều nguồn để lập Chứng từ ghi sổ, Sổ Quỹ tiền mặt và Sổ hoặcThẻ kế toán một cách chi tiết hơn.
(2) Căn cứ các Chứng từ cụ thể ghi sổ đã lập vào Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ theo trình tự về thời gian sau đó ghi vào Sổ cái để các tài khoản có thể hệ thống hoá nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh trong quá trình hoạt động.
(3) Cuối tháng ta có thể căn cứ Sổ kế toán chi tiết để tiến hành lập Bảng tổng hợp số liệu.
(4) Kiểm tra và tiến hành đối chiếu số liệu giữa Sổ cái và Bảng tổng hợp số liệu chi tiết để xem xét đánh giá.
(5) Căn cứ cụ thể và chi tiết vào Sổ cái các tài khoản để lập Bảng cân đối số phát sinh.
(6) Căn cứ vào nội dung được ghi trong Sổ cái các tài khoản có thể lập Bảng cân đối số phát sinh các tài khoản và Bảng tổng hợp số liệu một cách chi tiết để tiến hành lấy số liệu lập báo cáo cho việc kế toán.
Mẫu chứng từ ghi sổ tham khảo
Trên đây là các thông tin cần thiết mà bạn có thể quan tâm về chứng từ ghi sổ và cách viết chứng từ ghi sổ sao cho đúng. Hi vọng nó có thể giúp bạn trong công việc và mục đích của công ty.
